Seguimiento del tiempo de los empleados: la guía completa para la supervisión de la actividad de los empleados en el lugar de trabajo

La supervisión de la actividad de los ordenadores de los empleados en el lugar de trabajo puede ser un tema controvertido, sin embargo, las estadísticas hablan por sí solas: las empresas que controlan el uso de Internet que hacen los empleados informan de un 30 % de aumento de la productividad en el primer mes.

Mire:

Los estudios demuestran que las personas pierden hasta ocho horas a la semana, casi un día completo a la semana en tareas no laborales. Hay que tener en cuenta que este tiempo no incluye las pausas para comer y otros momentos de descanso a lo largo de la jornada laboral, sino el tiempo que la gente pasa con el móvil, navegando por Internet, haciendo compras en línea, etc.

Ahora, hagamos el cálculo: con el salario medio por hora de 22,23 dólares por hora (a fecha de octubre de 2017], las empresas en EE. UU. están perdiendo 8500 dólares al año por cada persona que emplean.

Aumentar la productividad de su equipo en un 30 % significa ahorrar más de 2500 dólares al año en cada empleado del equipo. ¿Tiene un equipo de 10 personas? Ahorre 25.000 dólares al año. Ahí tiene la respuesta: cuanto más grande sea su equipo, mayor será el ahorro. Por lo tanto, no es de extrañar que hasta el 66 % de los empleadores hayan implementado un sistema de seguimiento del tiempo y realicen dicho seguimiento a las horas de los empleados en su empresa.

En esta guía aprenderá:
  • Los tipos de supervisión de empleados.

  • Tres razones por las que las empresas supervisan a sus empleados.

  • ¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de seguimiento del tiempo de los empleados?

  • ¿Cómo explicarle a sus empleados el seguimiento del tiempo?

  • Lo que se debe y lo que no se debe hacer en la supervisión de los empleados.

The dos and don'ts of employee computer monitoring

Tipos de supervisión de actividad de los empleados

La supervisión de la actividad de los empleados consiste en el uso de diferentes métodos para recopilar información sobre la actividad informática del trabajador y la ubicación de los miembros del personal. Son muchos y variados los tipos de supervisión de actividad de los empleados. Aquí tiene una selección de los más utilizados:

Supervisión de ordenadores

A menudo se utiliza como sinónimo de supervisión del uso del ordenador y de Internet por parte de los empleados. El software de seguimiento del tiempo recopila datos sobre los programas, aplicaciones y URL que una persona ha utilizado durante la jornada laboral y durante cuánto tiempo. De este modo, los gerentes pueden hacer un seguimiento de las horas de los empleados y asegurarse de que el tiempo de la empresa se utiliza de forma productiva.

Los principales sectores que utilizan el seguimiento del tiempo de los empleados son los de marketing e informática, seguidos de los de desarrollo y diseño web.

Supervisión de llamadas

La supervisión telefónica se utiliza sobre todo en los centros de llamadas por razones de control de calidad. La grabación de las interacciones de los empleados con los clientes permite a los gerentes asegurarse de que todos prestan un servicio de atención al cliente conforme a las normas de la empresa.

Además del control de calidad, se suelen utilizar grabaciones telefónicas para la formación: los trabajadores escuchan sus conversaciones para autoevaluarse.

Supervisión de correo electrónico

Más del 50 % de las grandes empresas supervisan los correos electrónicos de sus empleados para asegurarse de que los trabajadores no pierden el tiempo de la empresa, así como por razones de seguridad.

Las empresas supervisan los correos electrónicos de sus empleados para proteger las fugas de información confidencial. Los gerentes también admiten que la supervisión del correo electrónico es una forma de detectar y detener posibles abusos o comportamientos inadecuados. En pocas palabras, el hecho de informar a los empleados de su vigilancia ayuda a los empleadores a proteger tanto su negocio como a los empleados de la empresa.

Control de horas

El control de horas consiste básicamente en controlar las horas de llegada y de salida de los empleados mediante una aplicación de control de horas. Esto permite a los empleadores vigilar a sus trabajadores para asegurarse de que no llegan tarde al trabajo y de que no se van antes de que termine la jornada laboral.

Algunas empresas utilizan tarjetas electrónicas o chips que los empleados deben escanear al llegar y al salir del edificio de oficinas. Otros empleadores utilizan sistemas de seguimiento del tiempo que se inician automáticamente y registran la hora de llegada cuando el empleado enciende el ordenador.

Seguimiento por GPS

Las empresas suelen utilizar GPS para hacer un seguimiento de los empleados que pasan la mayor parte de su tiempo en la carretera. Un ejemplo muy clásico son los camioneros, los taxistas, los comercializadores de marcas visuales y otras profesiones en las que se conduce un vehículo por motivos de trabajo.

Añadido a sus vehículos, el sistema de seguimiento por GPS permite a los gerentes hacer un seguimiento de sus empleados y planificar las rutas diarias de forma más eficiente. El seguimiento por GPS de los empleados también se utiliza habitualmente para asegurarse de que el coche no se utiliza para fines privados, a menos que la política de la empresa lo permita.

Ahora que ya conoce los tipos más comunes de supervisión de la actividad de los empleados, siga leyendo para conocer en primer lugar por qué las empresas deciden hacer seguimiento a la actividad de sus empleados.

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Tres razones para supervisar la actividad de los empleados en el lugar de trabajo

Cada empresa tiene sus propias razones para supervisar la actividad de los empleados en el lugar de trabajo. La mayoría de las veces, la necesidad de supervisar el uso de los ordenadores por parte de los empleados surge tras situaciones cuestionables o inexplicables.

Por ejemplo, cuando un empleador se da cuenta de que el equipo incumple constantemente los plazos sin ninguna razón evidente y no encuentra la respuesta a través de las revisiones de rendimiento de los empleados. O el personal se siente molesto por escribir informes semanales, por lo que el seguimiento del tiempo de los empleados es una forma de automatizar el proceso y ahorrarle el tiempo al equipo.

Sea como sea, estas son las tres razones más comunes por las que los directivos de grandes y pequeñas empresas utilizan el seguimiento del tiempo en la empresa y supervisan la actividad de los empleados en el lugar de trabajo.

La supervisión de la actividad de los empleados aumenta su productividad y su motivación

Una de las razones más comunes por las que las empresas utilizan el seguimiento del tiempo es para supervisar la productividad de sus empleados. Esto es totalmente comprensible si se piensa en la cantidad de tiempo que las personas pierden cada día.

Los gerentes supervisan la actividad informática de los empleados porque se interesan por el destino de las horas de trabajo. El seguimiento del tiempo le permite al empleador asegurarse de que todos los empleados dedican su horario de oficina a las tareas relacionadas con el trabajo por el que se les paga.

Además, los estudios demuestran que cuando los empleados saben que están siendo supervisados, se vuelven más disciplinados y están más motivados para permanecer trabajando en la tarea. Esto explica el aumento instantáneo del 30 % de la productividad que las empresas registran tan solo una semana después de empezar a utilizar un software de seguimiento del tiempo.

A mayor escala, la supervisión de los equipos crea una cultura empresarial transparente, abierta y honesta. Las personas son más disciplinadas y están más motivadas para dar lo mejor de sí mismas.

El seguimiento de la actividad de los empleados ayuda a planificar los recursos con mayor eficacia

Se dice que no se puede mejorar lo que no se puede medir. Del mismo modo, no se puede optimizar el flujo de trabajo si no se sabe cuánto tiempo y recursos humanos requiere cada proyecto.

Las estadísticas demuestran que, de media, los grandes proyectos de TI se pasan en un 45 % de los presupuestos y en un 7 % de los tiempos. Por eso es importante hacer un seguimiento de los proyectos anteriores, para poder estimar mejor los costes y los plazos de los proyectos futuros.

Del mismo modo, los datos históricos de su software de seguimiento del tiempo pueden hacerle replantearse la asignación de recursos humanos. Por ejemplo, si su equipo de ventas dedica solo el 5 % de su tiempo a un cliente que genera el 50 % de sus ingresos mensuales, es posible que quiera asignar más tiempo a este cliente porque existe una gran posibilidad de obtener resultados aún mejores.

El seguimiento del tiempo es crucial para la gestión de la actividad de los empleados que trabajan de forma remota

Investigaciones recientes indican que en 2022 hasta el 60 % de las personas trabajarán de forma remota. El seguimiento del tiempo de los empleados hace que la supervisión de la actividad de los empleados que trabajan de forma remota sea mucho más eficaz, ya que los gerentes pueden seguir el progreso de las tareas sin pedir informes semanales o diarios.

Así es como funciona la dirección de equipos con el uso de un software de seguimiento del tiempo:

Por ejemplo, a un empleado que trabaja de forma remota se le asigna una tarea que debe realizar antes del final de la semana. Una vez definida, la tarea queda fuera de sus manos hasta que llega la fecha límite. La mayoría de los gerentes confía en sus empleados, pero aun así admiten que quieren hacer un seguimiento del progreso, para asegurarse de que todo se ajuste al plan y al calendario. Un software de seguimiento informático permite a los gerentes echar un vistazo rápido a sus empleados fuera de la oficina para asegurarse de que dedican su tiempo a las tareas adecuadas.

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¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un sistema de seguimiento del tiempo de los empleados?

Existen cientos de programas de seguimiento del tiempo y cada uno de ellos ofrece su propio conjunto de funciones. Estas son algunas de las funciones que debe incluir el sistema de seguimiento del tiempo de los empleados que elija:

Se inicia automáticamente

Los empleados no deben prestar atención al software. En cambio, debe ser algo que funcione en segundo plano y se inicie automáticamente cuando la persona encienda el ordenador.

Mire:

Pedirle a sus empleados que se acuerden de iniciar y detener el rastreador solo hará que se molesten más con respecto a la nueva aplicación: es un trabajo adicional para ellos. Por lo tanto, elija un software que sea discreto y que no requiera ninguna intervención manual, para que sus empleados puedan olvidarse de que existe.

Le permite hacer un seguimiento de los proyectos individuales

El seguimiento del tiempo de los empleados por sí mismo no le dará respuestas claras a preguntas como qué tareas y proyectos son los que más tiempo consumen, o cuánto ha costado un determinado proyecto para la empresa (y si ha merecido la pena). Por ello, es importante que su aplicación de seguimiento del tiempo le permita dividir el tiempo trabajado por tareas individuales y proyectos.

Su aplicación de seguimiento del tiempo no solo debe permitirle dividir su tiempo por proyectos, sino que también debe permitir que todos los miembros de su equipo dediquen una parte de su tiempo del trabajo a estos proyectos, para que cuente la aportación de todos.

Le ayuda a ver el panorama general

Los empleados no tienen miedo del seguimiento del tiempo, sino de la microgestión. Por eso es importante que el software que elija le ofrezca datos resumidos y le permita ver el panorama general sin entrar en detalles.

Permítame explicarle:

Como gerente que confía en sus empleados, probablemente no le importe cuáles son las URL, aplicaciones y programas no relacionados con el trabajo que están utilizando. Mientras el tiempo total que pasen en asuntos no relacionados con el trabajo no exceda, por ejemplo, de 30 minutos al día, no hay necesidad de analizar el uso de Internet de sus empleados.

Un software de seguimiento del tiempo de los empleados que le permita clasificar las URL, los programas y las aplicaciones en productivos e improductivos le permitirá ver la productividad general de cada persona sin necesidad de examinarla a fondo.

Ofrece privacidad a sus empleados

Uno de los mayores argumentos en contra del seguimiento del tiempo es que se invade la privacidad de los empleados: las personas se sienten inseguras, como si la dirección pudiera ver y juzgar cada uno de sus pasos. La realidad es que la vida privada de sus empleados no se detiene porque estén en la oficina. A veces necesitan pedir esa cita con el médico de manera urgente en su horario de trabajo y la dirección no tiene por qué saberlo.

Cuando elija su software de seguimiento del tiempo, busque una función que permita a los empleados salirse del radar cuando lo necesiten. Deles algo de tiempo privado durante su tiempo de trabajo: se reportará este tiempo pero no se rastreará su uso de Internet. De esta manera, podrá ver el tiempo que su equipo dedica a asuntos privados durante su horario de oficina y, al mismo tiempo, les permite consultar esos asuntos de forma privada.

Le permite gestionar la actividad de sus empleados que trabajan de forma remota

Con cada vez más empresas que contratan a miembros de equipo para trabajar de forma remota, el reto de gestionar a los empleados que se encuentran fuera de la oficina se convierte en un asunto importante. Por lo tanto, al elegir una solución de seguimiento del tiempo de los empleados, busque funciones adicionales que faciliten la gestión de la actividad de los empleados que trabajan de forma remota, como el seguimiento en tiempo real y las capturas de pantalla. Estas funciones permiten a los gerentes supervisar de cerca el uso del ordenador por parte de los empleados, incluso si están a kilómetros de distancia de la oficina.

La función de seguimiento en tiempo real le permite ver cuál es la aplicación activa de cada empleado y conocer en qué tarea está trabajando cada uno de los empleados que trabajan de forma remota. Por su parte, la función de capturas de pantalla le permite capturar la pantalla de sus empleados en determinados intervalos de tiempo, minimizando así el riesgo de trampa.

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¿Cómo explicar el seguimiento del tiempo a los empleados?

Cada vez que alguien habla de la supervisión de la actividad en Internet y del seguimiento del tiempo de los empleados, estos suelen ponerse furiosos. Por temor a un mayor control y a que se invada su privacidad, los empleados perciben el seguimiento del tiempo como un enemigo.

Una aplicación para el seguimiento del tiempo y del trabajo no tiene por que ser enemiga de los empleados, sin embargo, la falta de comunicación entre la dirección y el equipo sí lo es. Así que, una vez que haya tomado la decisión de utilizar el seguimiento del tiempo en su empresa, tómese el tiempo que necesite para explicárselo a su equipo.

En lugar de presentar el seguimiento del tiempo como una herramienta para que la dirección controle cómo emplean su tiempo los empleados, enseñe a su equipo a utilizar el software para su propio conocimiento y beneficio. A los empleados no les importan los motivos por los que es importante para la empresa, lo que les interesa es lo que les puede servir a ellos. Así que déselo.

Estos son algunos de los beneficios que los empleados pueden disfrutar del seguimiento del tiempo:

Ahorra tiempo

De vez en cuando tenemos esos días en los que trabajamos como locos, pero al final del día, no se hace nada realmente. Al no saber a dónde ha ido el tiempo, no podemos aprender de los errores y ser más eficientes en el futuro.

Utilizar un software de seguimiento del tiempo es una forma de ayudar a las personas a descubrir sus mayores problemas con el tiempo y a cambiar sus hábitos improductivos que impiden su crecimiento profesional. Las personas con más éxito no son aquellas que trabajan más horas al día, sino aquellas que gestionan mejor su tiempo. El seguimiento del tiempo le proporciona la información que necesita para mejorar y dominar sus habilidades de gestión del tiempo.

Si lo pensamos bien, quienes más se benefician del seguimiento del tiempo son los equipos de personas con mucha motivación y ambición.

Ayuda a darse cuenta del trabajo duro

Puede ser muy desalentador que uno trabaje más que los demás y que, sin embargo, pase desapercibido. Algunas personas trabajan más duro y eso es algo que se debe reconocer. Utilizando los datos de la aplicación de seguimiento del tiempo, los gerentes pueden descubrir a sus empleados con mayor rendimiento y dedicación fácilmente.

Por ejemplo, digamos que observa que algunos de sus empleados dedican toda su jornada laboral a programas relacionados con el trabajo y otros se toman frecuentes (y largas) pausas para consultar sus redes sociales o realizar compras por Internet. Sería injusto ignorar el esfuerzo de los miembros del equipo que lo dan todo y ponerlos al mismo nivel de los que no lo hacen.

Cuando realice la presentación sobre el seguimiento del tiempo al equipo, hágales saber que también se tendrán en cuenta los datos a la hora de hablar de ascensos o aumentos de sueldo. De este modo, sus mejores empleados estarán seguros de que su dedicación no pasará desapercibida.

Ayuda a los gerentes a darse cuenta del tiempo que llevan las cosas

Cada vez que oigo a alguien decir: "aquí tiene esta pequeña tarea que le llevará cinco minutos", siento que podría explotar literalmente. Porque esta pequeña tarea probablemente me lleve al menos una hora.

La verdad es que los gerentes que tienen que organizar el flujo de trabajo y asignar tareas a menudo no tienen ni idea del tiempo real que toma realizar ciertas tareas. Nunca las han realizado. Como resultado, los empleados suelen estar sobrecargados con plazos poco realistas, lo que conduce a la frustración y a veces incluso a una verdadera desesperación.

Hacer un seguimiento del tiempo de los empleados significa conocer mejor el detalle de su trabajo. Explique a su equipo que cuando se hace un seguimiento del tiempo, se ayuda a que la dirección se dé cuenta del volumen de sus tareas laborales. Como resultado, ya no habrá plazos imposibles ni expectativas irreales.

Cuando presente su software de seguimiento del tiempo al equipo, empiece por contarles una historia con la que puedan sentirse identificados: una situación que les haya hecho frustrarse y enfadarse. A continuación, explique cómo el seguimiento del tiempo puede ayudarles a evitar esas situaciones en el futuro.

Evita que los empleados trabajen en exceso

Como gerente, usted quiere que su equipo esté contento y descansado. Eso mejora la satisfacción laboral y la productividad. Sin embargo, el problema de los equipos medianos y grandes es que la dirección no puede controlar a cada uno de los empleados y asegurarse de que se cuidan haciendo descansos y saliendo del trabajo a una hora razonable.

Yo solía trabajar hasta 16 horas al día. Un día mi jefe vio mi informe de seguimiento del tiempo y me dijo que no debería quedarme hasta tan tarde tan a menudo. No solo porque no es saludable, sino porque también se dio cuenta de que al día siguiente era extremadamente improductivo después de un turno tan largo. Quedarme hasta tarde en la oficina no me ayudaba a hacer más cosas, sino que hacia que estuviera más cansado y fuera incapaz de concentrarme al día siguiente.

Informe a su equipo de que el seguimiento del tiempo de los empleados es una herramienta más para la dirección y para RR. HH. para que puedan hacer seguimiento del bienestar del equipo. No está prohibido permanecer un poco más en la oficina, sin embargo, no se deberá trabajar en turno doble cada dos días por el bien de los empleados.

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Lo que se debe y lo que no se debe hacer en la supervisión de la actividad de los ordenadores de los empleados

Bien, ahora entiende que la supervisión de la actividad de los empleados en el lugar de trabajo tiene sus beneficios y ha tomado la decisión de hacer seguimiento al uso de los ordenadores de los empleados. Además, ha elegido la solución que se ajusta a sus necesidades y está preparado para supervisar la actividad de los ordenadores de los empleados.

¡Pero espere un momento!

Antes de empezar con el seguimiento, aquí tiene algunos ejemplos de lo que se debe y lo que no se debe hacer para evitar problemas a la dirección y hacer que su equipo esté contento.

SÍ a informar a su equipo

La supervisión de la actividad de los empleados sirve para aumentar la transparencia entre el equipo y la dirección. Que sus empleados sepan que están siendo supervisados es lo ético, de lo contrario, estaría practicando una política de doble rasero.

NO interfiera en la vida privada de sus empleados

Nunca utilice el seguimiento del tiempo para meterse en la vida personal de sus empleados, incluso si se capta algo privado en el software. Supervisar la actividad de sus empleados es una cosa, pero utilizar los datos para interferir en su vida privada no es ético y es ilegal.

SÍ a utilizar el seguimiento del tiempo para aumentar la motivación

Haga que sus empleados sean conscientes de su comportamiento y compárelo con el de sus compañeros. De esta forma se impulsa su automotivación, ya que nadie quiere ser el miembro del equipo con peor rendimiento.

NO amenace a su equipo

Centrarse en observar e intentar corregir cada pequeño detalle es ineficaz a largo plazo, así que no supervise la actividad informática de los empleados con el objetivo de intimidarlos. En otras palabras, no se enfrente a sus empleados por cualquier causa: el miedo no es el camino hacia la productividad, especialmente cuando se trata de "trabajadores del conocimiento".

SÍ a la observación del panorama general

Es importante que observe el panorama completo y solo preste atención a los casos extremos y a los patrones que se repiten. Por ejemplo, preste atención al empleado que incumple constantemente los plazos, pero no haga una escena por un retraso puntual.

NO a la microgestión

A menos que quiera bajarle la moral a su equipo y aumentar la tasa de rotación de empleados, no utilice el seguimiento del tiempo para la microgestión. Brinde autonomía a sus empleados y utilice la supervisión de Internet de los empleados como una herramienta para ayudarles a mantenerse en el camino correcto.

Las 5 mejores aplicaciones para el seguimiento del tiempo de los empleados

DeskTime

DeskTime es un potente software automático de seguimiento de empleados que funciona en segundo plano sin interferir nunca en su trabajo. Cuenta con funciones potentes para la medición de la productividad, el seguimiento de la asistencia y la gestión eficaz del flujo de trabajo que impulsan el rendimiento, tanto de los equipos como de los empleados por separado. DeskTime también mide la productividad de los empleados basándose en el uso de las aplicaciones que el administrador del equipo designa como productivas o improductivas. No solo registrará la asistencia y el tiempo registrado por cada persona de su equipo, sino que también proporcionará un desglose con el tiempo que se dedica a cada proyecto, cliente o tarea. También permite a los gerentes realizar capturas de pantalla de los escritorios para consultar en qué están trabajando sus empleados en un momento dado y minimizar las posibilidades de que se pierda el tiempo.

Time Doctor

Time Doctor combina el seguimiento del tiempo, la supervisión de empleados y la gestión de proyectos. Se trata de una herramienta diferente que registra las páginas web y aplicaciones que utiliza cada empleado. Los gerentes recibirán un informe semanal en el que se indican las páginas web y las aplicaciones que han utilizado y el tiempo que han empleado en ellas. Por su parte, los usuarios recibirán el mismo informe con sus propias estadísticas de uso del tiempo. La aplicación incluye otras funciones de seguimiento del tiempo de los empleados, así como hojas de asistencia y nóminas en línea, gestión de proyectos y presupuestos, capturas de pantalla y niveles de actividad, integraciones y mucho más.

Workpuls

Workpuls es un excelente sustituto de los sistemas manuales para introducir horas. Este software hace un seguimiento de la asistencia y las horas en tiempo real, y genera hojas de asistencia automáticamente en función del tiempo de trabajo registrado y otros datos. Además, le proporciona información muy detallada sobre su equipo, lo que le permite hacer un seguimiento de lo que hacen los empleados durante su tiempo de trabajo. También ofrece funciones útiles como la supervisión de los empleados mediante el seguimiento de la actividad del ordenador y capturas de pantalla periódicas, una visión general de los proyectos, elaboración de presupuestos y asignación automática del tiempo.

Hubstaff

Hubstaff es una aplicación que permite realizar un seguimiento de los empleados en lo que se refiere a tiempo y productividad, y convierte los datos en prácticas hojas de asistencia. Los gerentes pueden revisar las hojas de asistencia, aprobar o solicitar especificaciones y gestionar las ausencias de los empleados. Además, Hubstaff ofrece hojas de asistencia con GPS que incluyen datos de localización de los empleados, lo que puede ser especialmente útil para las empresas que tienen equipos que trabajan de forma remota o trabajadores en varios lugares.

Toggl Track

Toggl Track es una aplicación de seguimiento del tiempo flexible que se adapta a cualquier flujo de trabajo. Le permite crear proyectos, registrar tareas dentro de los proyectos y configurar un temporizador fácil de usar con un solo clic para realizar seguimiento a sus horas a medida que empieza a trabajar. Cuenta con un temporizador fácil de usar que sincroniza el seguimiento en varios dispositivos en tiempo real. La aplicación elimina los proyectos no rentables, la distribución desigual del trabajo y la gestión manual, a la vez que hace un seguimiento de la productividad de su equipo y estructura enormes cantidades de datos.