13 tácticas para optimizar costes y ahorrar en 2023

Tanto si eres una empresa grande como pequeña, no puedes dejar de pensar en cómo ganar más dinero con ella, ¿verdad? Hay dos maneras de hacerlo:

Primero, aumenta las ventas; y como resultado, los ingresos. O segundo; optimizar tus costes empresariales para ahorrar dinero y, por lo tanto, obtener más ganancias.

La primera es muy lucrativa pero requiere horas de planificación, estrategia y tiempo. Entonces, ¿por qué no considerar la segunda? Optimizar los costes de tu empresa es algo que puedes comenzar a hacer ahora mismo para ver resultados tangibles en menos de un año.

Aquí tienes 13 estrategias para reducir costes en tu empresa que puedes implementar hoy y ahorrar miles de dólares mañana.

1. Utiliza tecnología moderna para los procesos de negocio

“En el mundo digital actual, la optimización de costes se trata de aumentar el rendimiento comercial a través de inversiones en tecnología”, dice Mark Quadros, comercializador de contenido de SaaS y bloguer profesional.

“Sin embargo, estas inversiones deberían ser sabias. La clave es tener procesos pro-activos y desarrollarlos continuamente, actualizando tu tecnología y explorando nuevas oportunidades”.

Dicho esto, utiliza tecnología moderna siempre que puedas para ahorrar dinero y sacar adelante tu negocio. Desde reuniones virtuales y servicios de pago en línea hasta herramientas gratuitas como Trello, Google Docs o Basecamp. Para la organización de datos y la colaboración de los empleados, hay muchas maneras de optimizar costes con la tecnología.

Las herramientas y los dispositivos también ayudan a los empleados a concentrarse en el trabajo, lo que ahorra tiempo y dinero en logística. Usa aplicaciones de chat para minimizar las llamadas telefónicas innecesarias y las reuniones cara a cara. Además, puedes agilizar las operaciones al pasar de las listas de verificación en papel a las digitales: ahorras tiempo y puedes eliminar muchos de los costes de equipo.

Realiza una auditoría tecnológica. ¿Cuántas aplicaciones de pago tiene tu negocio actualmente? ¿Estás segura de que las usas todas? Si no has estado usando una aplicación durante los últimos 90 días, es hora de cancelar la suscripción y dejar de gastar dinero en lo que no necesitas.

Acostúmbrate a revisar toda la tecnología de pago cada dos meses. Más aún, prueba sus versiones gratuitas antes de pagar por las premium: asegúrate de que sea una aplicación que realmente necesitas para tu empresa.

2. Considera estrategias de marketing gratuitas pero efectivas

Sí, tu negocio necesita una estrategia de marketing estelar para generar ganancias. Pero si tu enfoque son únicamente los anuncios de pago y la promoción en medios, prepárate para decir adiós al ahorro de costes en tu negocio.

Optimiza tu estrategia con marketing de bajo coste pero con altos resultados. Inicia un blog de negocios con contenido excelente, considera la promoción gratuita en las redes sociales, solicita a los clientes que escriban reseñas, obtén backlinks gratuitos de tu red, etc.

Los métodos son muchos, y verás una respuesta relativamente rápida con costes comerciales mínimos. Las alternativas más baratas incluyen:

• SEO y marketing interno en lugar de contratar a otra persona.
• Crear conciencia y confianza a través de reseñas y recomendaciones en sitios web como Quora o Reddit.
• Programas de referencia.
• Estrategias de redes sociales en las plataformas adecuadas (aquellas donde está presente tu público objetivo): Facebook, Instagram, Pinterest, Twitter, Snapchat.
• Networking con influencers de tu industria. Es tu oportunidad de convertirlos en defensores de tu marca para que te ayuden a generar seguimiento.

No hay necesidad de eliminar todos los anuncios de pago. Pero como puedes ver, también vale la pena probar algunas alternativas más baratas.

3. Externaliza algunas funciones a trabajadores remotos

Lo más probable es que ya sepas por qué las empresas deberían contratar empleados remotos: se trata de flexibilidad y una mejor productividad. Y ahorrando dinero.

Los equipos remotos te ahorran toneladas de costes; eliminando la necesidad de equipos de oficina, suministros de café, alquiler de oficinas, etc. Sí, suena como cruda matemática, pero piensa en los ahorros a largo plazo y el equilibrio entre la vida laboral y personal de tus empleados:

Según los informes, los trabajadores remotos demuestran un 82 % menos de estrés, mejor enfoque y productividad. Son expertos en tecnología, ambiciosos y más orientados a los resultados. Más que eso, los trabajadores remotos son más leales a su organización empresarial.

Efectivamente, debes estar técnicamente preparada para trabajar con empleados remotos y administrarlos lo mejor que puedas: piensa en herramientas de administración de proyectos, capacidades de videoconferencia, herramientas de acceso remoto, etc.

Y no debes preocuparte por la responsabilidad de tus empleados remotos: hay una amplia variedad de aplicaciones de administración del tiempo que pueden ayudarte a ti y a tus trabajadores remotos a mantenerse al día. Además, las herramientas de administración del tiempo también tienen otras funciones útiles para los administradores, como el seguimiento del tiempo del proyecto o la programación de turnos.

4. O sino – contrata autónomos

Un trabajador remoto y un autónomo no son lo mismo. Mientras que el primero es tu empleado a tiempo completo que acaba de ausentarse de la oficina, el segundo no tiene ninguna obligación laboral. Los autónomos trabajan de acuerdo con su horario, tarifas y honorarios.

Piensa si necesitas diseñadores, escritores de contenido, contadores u otros especialistas a tiempo completo. Trabajar con autónomos te ahorra costes en vacaciones, capacitación, bajas por enfermedad, seguros y más. Como regla general, los autónomos cobran menos dinero por sus servicios que los especialistas internos, por lo que también reducirás algunos costes por aquí.

5. Abandona el papel

Estos costes parecen mínimos al principio, pero pueden sumarse a los gastos comerciales reales. Papel, tinta, franqueo, suministros de correo: ¿por qué no reemplazarlos con facturas digitales, sistemas de pago de facturas y creadores de documentos profesionales?

Al dejar de usar papel (a menos que la impresión sea inevitable), puedes ahorrar hasta el 60% del coste de suministros de oficina por empleado por mes. Además, es ecológico: ahorra espacio de toneladas de hojas impresas en tu oficina que de todos modos van a la trituradora tarde o temprano.

6. Compra muebles y equipos usados

Puedes reducir considerablemente los costes empresariales al decir no a los equipos nuevos. ¿Por qué no comprar muebles re-acondicionados que a menudo son buenos pero se ofrecen con descuento?

Equipa tu oficina con cosas vintage. Cuestan centavos si se comparan con artículos de lujo, pero se ven y se usan prácticamente igual. El hecho es que puedes ahorrar hasta el 60% de los costes comerciales si compras equipos de oficina usados pero de buen rendimiento; como impresoras, computadoras y faxes.

7. Utiliza proveedores eficientes energéticamente

Las facturas de electricidad también influyen en los costes de tu negocio, así que haz todo lo posible para cambiar a bombillas fluorescentes compactas y electrodomésticos de bajo consumo. Sí, pueden costar más al momento de la compra, pero te ahorrarán mucho dinero a largo plazo.

Lo mismo ocurre con las líneas telefónicas tradicionales: costosas y a menudo innecesarias, consumen energía y dinero. Opta por VoIP, teléfonos móviles y líneas telefónicas virtuales para optimizar los costes de tu empresa.

8. Trasládate a un área más asequible

Piensa si necesitas una gran ubicación física para tu negocio. Analiza cuánto espacio alquilas ahora: ¿Vale la pena pagarlo? Si es posible, reduce el tamaño de tu oficina, considera lugares de trabajo abiertos o simplemente trasládate a un área más asequible. Dichos cambios reducirán considerablemente los costes de tu negocio.

Además, piensa en lugares de trabajo compartidos si tienes algún espacio sin usar en la oficina. Conviértelo en co-working o considera subarrendarlo. Ahorrarás algunos gastos y (¿por qué no?) puede dar lugar a nuevas asociaciones con empresas que compartirán el espacio contigo.

9. O bien, piensa en una oficina virtual

Si es aceptable, convierte tu negocio en uno ubicado en tu hogar, con empleados remotos y autónomos (ambos mencionados anteriormente) en el personal. Te permitirá ahorrar dinero en el alquiler de oficinas. Considera espacios de trabajo conjuntos o salas de conferencias para reuniones de negocios si es necesario.

O piensa en una oficina virtual: cuando toda tu gama de funciones comerciales está disponible a través de Internet. No solo te ahorran tiempo y proporcionan bajos costes en tecnología, sino que evitan la necesidad de alquilar una oficina y otros pagos de servicios públicos.

Hay muchas empresas de éxito que no tienen una sola oficina, incluidas Buffer, Automattic, Basecamp y GitHub. Todas estas empresas emplean a cientos de personas, todas trabajando de forma remota.

10. Considera el trueque y el marketing conjunto

El trueque es un intercambio de bienes y servicios. Supongamos que tienes un pequeño negocio de escritura en el que eres un gran creador de ensayos pero no tienes tiempo ni habilidades para comercializar tus servicios. ¿Por qué no ofrecer tus servicios de redacción a otras personas que a cambio te organizarían una campaña de marketing?

Con un acuerdo de este tipo, también puedes reducir los costes comerciales. Los sitios web de trueque B2B como TradeBank o U-Exchange están ganando popularidad, así que pruébalo. Además de los beneficios financieros, es una excelente oportunidad para aumentar las conexiones comerciales y encontrar nuevos clientes o socios.

Hay muchos métodos de abordar el co-marketing: intercambiar espacios publicitarios con otros dueños de negocios, compartir listas de correo, publicar contenido en los blogs de los demás cuando sea relevante, etc. Ahorrarás tiempo y dinero para los anuncios, pero aumentarás tu clasificación, atrayendo nuevos clientes potenciales.

11. Vuelve a examinar el presupuesto de tu empresa

No es posible una gestión financiera adecuada sin un presupuesto de trabajo. Con una idea clara de cuánto dinero tienes y qué gastas cada mes, comprenderás qué costes empresariales debes reducir de manera efectiva.

Agrega un examen del presupuesto comercial a tu lista de tareas pendientes cada mes para ver qué está pasando y considerar todas las optimizaciones posibles. Las auditorías a tiempo son lo que mejor funciona para garantizar que no te endeudes y pronosticar en qué meses puedes tener poco dinero para reorganizar tus gastos empresariales.

12. Recorta los gastos financieros

Las empresas pierden miles de dólares en cosas como altas tarifas para las tarjetas de crédito, pagos de préstamos atrasados o pólizas de seguro demenciales. Al observar más de cerca tus cuentas financieras y automatizar tantos procesos financieros como sea posible, la optimización de costes puede mejorar considerablemente.

Primero, implementa un sistema de pago en línea y configura alertas para evitar facturas atrasadas.

Luego, pídele a tu empresa de tarjetas de crédito una tasa más baja, especialmente si has estado con ellos durante mucho tiempo. Visita tu banco y pregunta qué opciones podrían ofrecer a los dueños de negocios como tu. No reducirías los gastos en un abrir y cerrar de ojos, pero es un paso inteligente para tu salud financiera a largo plazo.

Además, mira tus pólizas de seguro: evalúalas, compara proveedores y consolida las pólizas si es posible. Y realiza un análisis de costes y beneficios para evitar deudas innecesarias.

13. Domina la gestión del tiempo

Habilidades de gestión del tiempo como priorizar, establecer objetivos S.M.A.R.T. y la planificación previa pueden marcar la diferencia en tu proceso de optimización de costes empresariales. Y aunque algunas aplicaciones de gestión del tiempo ayudan con la productividad, otras te permiten maximizar el trabajo de la empresa para obtener mejores resultados.

Las aplicaciones como Focus Booster pueden ayudarte a minimizar las distracciones para mejorar tu enfoque en tareas orientadas a obtener resultados. Un software de seguimiento de tiempo como DeskTime te ayuda con la gestión y el análisis de proyectos para optimizar tus costes y los procesos comerciales.

El establecimiento de objetivos, la toma de decisiones, el enfoque, la comunicación e incluso la paciencia son algunas de las habilidades de gestión del tiempo que cualquier propietario de un negocio debe desarrollar. El tiempo es dinero, y una vez que aprendas a manejarlo para el interés de tu negocio los beneficios no tardarán en llegar.

Ahora es tu turno

¿Nos dejamos algo? ¿Cuál es tu táctica número 1 para optimizar costes empresariales y así aumentar los ingresos y otras ganancias? Comparte tu experiencia en los comentarios.

Esta publicación es de Lesley Vos, estratega de contenido en el blog Bid4Papers, donde escribe sobre educación, escritura académica, productividad, gestión del tiempo y ascenso profesional para ayudar a los estudiantes a sobrevivir sus años universitarios.