¿Cómo funciona DeskTime y cómo comunicarlo a tu equipo?

Si estás pensando en introducir el seguimiento del tiempo para tu equipo, pero no estás seguro de por dónde empezar, has llegado al lugar correcto. Sabemos que es difícil entender todos los entresijos de un nuevo software de seguimiento del tiempo mientras respondes preguntas de tus empleados. Por eso hemos elaborado esta guía de DeskTime para ayudar a los gerentes de las empresas a comprender cómo usar nuestra herramienta de seguimiento del tiempo y cómo comunicarlo mejor a los empleados.

Repasemos lo básico primero. ¿Qué es DeskTime?

DeskTime es una herramienta de monitoreo de productividad y seguimiento del tiempo que tiene como objetivo ayudar a los gerentes a comprender los hábitos de trabajo de su equipo y asignar sus recursos correctamente. Fundada en 2011, DeskTime lleva 13 años en el mercado; en esos 13 años hemos acumulado una gran cantidad de conocimientos y experiencia sobre cómo impulsar a los equipos para que alcancen su verdadero potencial.

Ahora trabajamos con empresas en más de 100 países y ofrecemos una amplia gama de funciones que cubren no solo la asistencia y el seguimiento del tiempo, sino también ayudan con la gestión de proyectos y el análisis de datos. Sigue leyendo para descubrir lo que DeskTime puede hacer por ti.

Cómo usar DeskTime correctamente y qué considerar al adoptar el seguimiento del tiempo

La primera pregunta que escucharás de tus empleados probablemente será: ¿es esta una herramienta de espionaje? La respuesta corta es: no. DeskTime, como cualquier software de seguimiento del tiempo, funciona mejor cuando se usa abiertamente como una herramienta que fomenta la colaboración y la transparencia en el lugar de trabajo en lugar de algo que te permite espiar a tus empleados en silencio.

Sin embargo, DeskTime es una herramienta altamente personalizable, lo que significa que puedes adaptar nuestras funciones para satisfacer tus necesidades exactas. Como gerente, podrías estar buscando formas de equilibrar la productividad y el compromiso de tus empleados en el trabajo mientras respetas sus necesidades de privacidad. Eso significa permitir tiempo personal en el trabajo, fomentar descansos y garantizar un equilibrio justo entre trabajo y vida.

En caso de duda, la transparencia será tu mejor política. Sé directo con tu equipo sobre cómo funciona DeskTime y establece expectativas claras para evitar cualquier confusión. Puedes tomar una página del libro de Skrivanek: Skrivanek, una agencia de soluciones lingüísticas impulsada por la tecnología con un equipo de alrededor de 300 personas y oficinas en más de 10 países, introdujo DeskTime incluso antes de la pandemia. Aquí está su conclusión:

“Todo depende de cómo comuniques: debes ser transparente y directo durante la etapa de entrevistas de que esta aplicación de seguimiento del tiempo es parte de la cultura de la empresa.”

Con la ayuda de DeskTime, Skrivanek pudo introducir fácilmente una política de trabajo remoto para sus empleados, permitiéndoles trabajar en el momento y lugar donde se sientan más cómodos y productivos. Esto fue posible porque DeskTime proporcionó una red de seguridad para los gerentes y una herramienta de auto-seguimiento para los empleados.

El seguimiento del tiempo puede hacer maravillas si todos trabajan como un equipo y se esfuerzan por obtener los mejores resultados. ¿Pero cómo?

1. El seguimiento del tiempo ayuda a aumentar la productividad y mejora los resultados generales

Todos queremos trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Para hacer eso, necesitamos ver cómo y dónde gastamos nuestro tiempo y dónde podría estar drenándose inadvertidamente. El seguimiento del tiempo puede ayudarte a ti y a tus empleados a ver cuán productivos son realmente.

El análisis de DeskTime mostrará a tus empleados cómo pueden mejorar sus hábitos de trabajo para lograr mejores resultados en menos tiempo. Además, pasar más horas en el trabajo no necesariamente significa que hacemos más trabajo. Con el seguimiento del tiempo, todos pueden concentrarse en la tarea en cuestión y en los objetivos generales en lugar de solo acumular horas.

Este autoanálisis motivará tanto a ti como a tus empleados a planificar mejor su trabajo y evitar cualquier tarea improductiva. Por ejemplo, todos conocemos esos trabajos rápidos y fáciles de 5 minutos que a menudo se nos pide que hagamos. Con el seguimiento del tiempo, tus empleados podrán notar cuánto tiempo realmente toman estas tareas adicionales, permitiéndoles tomar mejores decisiones sobre si vale la pena interrumpir su flujo de trabajo.

2. El seguimiento del tiempo te permite notar el trabajo duro y evitar el exceso de trabajo

Otro beneficio del seguimiento del tiempo: notarás quiénes son los trabajadores más arduos en tu oficina y podrás asegurarte de que no se sobrecarguen de trabajo.

Si bien puede haber la suposición de que más trabajo equivale a mejores y más rápidos resultados, los empleados quemados definitivamente no son el objetivo que ninguna empresa debería perseguir. La recuperación del agotamiento es un proceso largo y difícil que puede tomar desde unas pocas semanas hasta incluso años, por lo que es de tu mejor interés asegurarte de que los empleados tengan un equilibrio saludable entre trabajo y vida.

Para garantizar que tu equipo esté feliz y bien descansado, anímales a tomar descansos durante el día y a salir de la oficina a horas razonables. ¿Cómo ayuda DeskTime con eso? La aplicación ayuda a mantener el horario de descansos de tu equipo bajo control al enviar recordatorios de descanso cada 15 minutos.

3. El seguimiento del tiempo es una prueba de trabajo

Las herramientas que usas en el trabajo juegan un papel importante para garantizar la eficiencia. Todos sabemos que el papeleo y el análisis de datos llevan tiempo. Entonces, ¿por qué no ser inteligente al respecto y ver dónde tú y tu equipo pueden ahorrar tiempo valioso que de otro modo se desperdiciaría en tareas manuales que se pueden automatizar? DeskTime ofrece herramientas de gestión de proyectos fáciles de usar.

Registra automáticamente los tiempos de llegada y salida de los empleados y ofrece funciones como calendarios de ausencias y programación de turnos. Así es como DeskTime funciona: te permite planificar proyectos y tareas, calcular sus costos, seguir su progreso y reportar a tus clientes con informes detallados. Al usar el seguimiento del tiempo, todos son responsables y el trabajo de todos es transparente.

¿Cómo funciona DeskTime cuando lideras con el ejemplo?

La respuesta corta es que funciona de maravilla. Pero debes recordar que el seguimiento del tiempo es una calle de comunicación de dos vías. Sí, le da a los gerentes una visión general de lo que están haciendo sus empleados durante el día laboral, pero también es una herramienta para ayudar a los empleados a mostrar su progreso y pedir ayuda si es necesario.

Los gerentes que usan el seguimiento del tiempo pueden dar el ejemplo de que usar DeskTime no significa convertirse en esclavo del reloj. El seguimiento del tiempo está destinado a aumentar la productividad personal y eliminar prácticas ineficientes en la planificación del trabajo de los empleados y la gestión del equipo.