Guía completa para el seguimiento de empleados en el lugar de trabajo
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El hecho de realizar un seguimiento a los empleados en el lugar de trabajo es algo que puede ser controvertido, sin embargo, las estadísticas hablan por sí solas: las empresas que utilizan el seguimiento de empleados para supervisar el uso que hace su equipo de Internet informa de un aumento de la productividad del 30 % en el primer mes.
Mire:
Los estudios demuestran que las personas pierden hasta ocho horas a la semana, casi un día completo a la semana en tareas no laborales. Hay que tener en cuenta que este tiempo no incluye las pausas para comer y otros momentos de descanso a lo largo de la jornada laboral, sino el tiempo que la gente pasa con el móvil, navegando por Internet, haciendo compras en línea, etc.
Ahora, hagamos el cálculo: con el salario medio por hora de 27,12 dólares por hora (abril de 2022), las empresas de EE. UU. están perdiendo más de 10.000 dólares al año por cada empleado.
Aumentar la productividad de su equipo en un 30 % significa ahorrar más de 2500 dólares al año en cada empleado del equipo. ¿Tiene un equipo de 10 personas? Ahorre 25.000 dólares al año. Ahí tiene la respuesta: cuanto más grande sea su equipo, mayor será el ahorro. Por esta razón, no es de extrañar que hasta el 66 % de los empresarios hayan implementado un software de seguimiento de empleados y realicen un control de las horas de trabajo en su empresa.
En esta guía aprenderá:
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Los tipos de supervisión de empleados.
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Tres razones por las que las empresas supervisan a sus empleados.
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Los beneficios de realizar un seguimiento de empleados
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¿Cómo explicar el seguimiento de empleados a sus trabajadores?
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Lo que se debe y lo que no se debe hacer en la supervisión de los empleados.
Tipos de supervisión de actividad de los empleados
La supervisión de la actividad de los empleados consiste en el uso de diferentes métodos para recopilar información sobre la actividad informática del trabajador y la ubicación de los miembros del personal. Son muchos y variados los tipos de supervisión de actividad de los empleados. Aquí tiene una selección de los más utilizados:
Supervisión de ordenadores
A menudo se utiliza como sinónimo de supervisión del uso del ordenador y de Internet por parte de los empleados. El software de seguimiento del tiempo recopila datos sobre los programas, aplicaciones y URL que una persona ha utilizado durante la jornada laboral y durante cuánto tiempo. De este modo, los gerentes pueden hacer un seguimiento de las horas de los empleados y asegurarse de que el tiempo de la empresa se utiliza de forma productiva.
Los principales sectores que utilizan el seguimiento del tiempo de los empleados son los de marketing e informática, seguidos de los de desarrollo y diseño web.
Supervisión de llamadas
La supervisión telefónica se utiliza sobre todo en los centros de llamadas por razones de control de calidad. La grabación de las interacciones de los empleados con los clientes permite a los gerentes asegurarse de que todos prestan un servicio de atención al cliente conforme a las normas de la empresa.
Además del control de calidad, se suelen utilizar grabaciones telefónicas para la formación: los trabajadores escuchan sus conversaciones para autoevaluarse.
Supervisión de correo electrónico
Más del 50 % de las grandes empresas supervisan los correos electrónicos de sus empleados para asegurarse de que los trabajadores no pierden el tiempo de la empresa, así como por razones de seguridad.
Las empresas supervisan los correos electrónicos de sus empleados para proteger las fugas de información confidencial. Los gerentes también admiten que la supervisión del correo electrónico es una forma de detectar y detener posibles abusos o comportamientos inadecuados. En pocas palabras, el hecho de informar a los empleados de su vigilancia ayuda a los empleadores a proteger tanto su negocio como a los empleados de la empresa.
Control de horas
El control de horas consiste básicamente en controlar las horas de llegada y de salida de los empleados mediante una aplicación de control de horas. Esto permite a los empleadores vigilar a sus trabajadores para asegurarse de que no llegan tarde al trabajo y de que no se van antes de que termine la jornada laboral.
Algunas empresas utilizan tarjetas electrónicas o chips que los empleados deben escanear al llegar y al salir del edificio de oficinas. Otros empleadores utilizan sistemas de seguimiento del tiempo que se inician automáticamente y registran la hora de llegada cuando el empleado enciende el ordenador.
Seguimiento por GPS
Las empresas suelen utilizar GPS para hacer un seguimiento de los empleados que pasan la mayor parte de su tiempo en la carretera. Un ejemplo muy clásico son los camioneros, los taxistas, los comercializadores de marcas visuales y otras profesiones en las que se conduce un vehículo por motivos de trabajo.
Añadido a sus vehículos, el sistema de seguimiento por GPS permite a los gerentes hacer un seguimiento de sus empleados y planificar las rutas diarias de forma más eficiente. El seguimiento por GPS de los empleados también se utiliza habitualmente para asegurarse de que el coche no se utiliza para fines privados, a menos que la política de la empresa lo permita.
Ahora que ya conoce los tipos más comunes de supervisión de la actividad de los empleados, siga leyendo para conocer en primer lugar por qué las empresas deciden hacer seguimiento a la actividad de sus empleados.
Tres razones para supervisar la actividad de los empleados en el lugar de trabajo
Muy a menudo, la necesidad de realizar un seguimiento a los empleados surge después de situaciones conflictivas o controvertidas.
Por ejemplo, cuando un empleador se da cuenta de que el equipo incumple constantemente los plazos sin ninguna razón evidente y no encuentra la respuesta a través de las revisiones de rendimiento de los empleados. O, en otras ocasiones, el personal se siente molesto por tener que escribir informes semanales. El seguimiento del rendimiento de los empleados es una forma de automatizar el proceso y ahorrar tiempo al equipo.
En cualquier caso, estas son las tres razones más habituales por las que los gerentes de las empresas, grandes y pequeñas, deciden realizar un seguimiento a los empleados en el lugar de trabajo.
El seguimiento de los empleados aumenta la productividad y la motivación
Una de las razones más habituales por las que las empresas utilizan el seguimiento de empleados es para supervisar la productividad de sus empleados.
Los gerentes supervisan la actividad informática de los empleados porque se interesan por el destino de las horas de trabajo. El seguimiento del tiempo le permite al empleador asegurarse de que todos los empleados dedican su horario de oficina a las tareas relacionadas con el trabajo por el que se les paga.
Además, los estudios demuestran que cuando los empleados saben que están siendo supervisados, se vuelven más disciplinados y están más motivados para permanecer trabajando en la tarea. Esto explica que solo una semana después de que las empresas empiezan a supervisar a sus empleados registran un aumento de la productividad inmediato del 30 %.
A una escala mayor, el seguimiento de equipos crea una cultura de empresa transparente, abierta y honesta. El personal es más disciplinado y tiene más motivación para dar lo mejor de sí.
El seguimiento de la actividad de los empleados ayuda a planificar los recursos con mayor eficacia
Se dice que lo que no se puede medir no se puede mejorar.
Las estadísticas demuestran que, de media, los grandes proyectos de TI se pasan en un 45 % de los presupuestos y en un 7 % de los tiempos. Por eso es importante hacer un seguimiento de los proyectos anteriores, para poder estimar mejor los costes y los plazos de los proyectos futuros.
Asimismo, los datos históricos de su aplicación de seguimiento de empleados pueden hacer que se replantee la asignación de personal. Por ejemplo, si su equipo de ventas dedica solo el 5 % de su tiempo a un cliente que genera el 50 % de sus ingresos mensuales, es posible que quiera asignar más tiempo a este cliente porque existe una gran posibilidad de obtener resultados aún mejores.
El seguimiento de empleados es fundamental para la gestión de empleados que trabajan de forma remota
El seguimiento de empleados hace que el control del trabajo de los empleados que trabajan de forma remota sea mucho más eficaz, ya que los gerentes pueden seguir el progreso de las tareas sin tener que pedir informes semanales ni diarios.
Así es cómo se puede incorporar el seguimiento de empleados a la gestión de los equipos:
Por ejemplo, a un empleado que trabaja de forma remota se le asigna una tarea que debe realizar antes del final de la semana. Una vez definida, la tarea queda fuera de sus manos hasta que llega la fecha límite. La mayoría de los gerentes confía en sus empleados, pero aun así admiten que quieren hacer un seguimiento del progreso, para asegurarse de que todo se ajuste al plan y al calendario. El software de seguimiento de empleados permite a los gerentes echar un vistazo rápido a los empleados que trabajan fuera de la oficina para asegurarse de que su tiempo se dedica a las tareas adecuadas.
¿Cómo explicar el seguimiento de empleados a su equipo?
Cuando alguien menciona el seguimiento de empleados o el seguimiento del tiempo, los empleados suelen irritarse. Al temer un mayor control y una invasión de su privacidad, los empleados lo perciben como el enemigo.
Sin embargo, el seguimiento de empleados no es un enemigo para los trabajadores. Una vez que haya tomado la decisión de empezar a supervisar a los empleados de su empresa, tómese un tiempo para explicárselo a su equipo.
En lugar de presentar el seguimiento de empleados en el lugar de trabajo como una herramienta para que los gerentes supervisen la manera en que pasan su tiempo, enseñe a su equipo a utilizar el software para su beneficio y crecimiento.
Estas son algunas de las ventajas de las que se pueden beneficiar los empleados con la supervisión del trabajo de empleados:
Ahorra tiempo
De vez en cuando tenemos esos días en los que trabajamos como locos, pero al final del día, no se hace nada realmente. Al no saber a dónde ha ido el tiempo, no podemos aprender de los errores y ser más eficientes en el futuro.
Supervisar el trabajo de los empleados sirve para ayudar a los trabajadores a descubrir los puntos en los que pierden más tiempo y a cambiar los hábitos improductivos que les impiden crecer profesionalmente. El control de la productividad le proporciona la información que necesita para mejorar y dominar sus habilidades de gestión del tiempo.
Si lo piensa bien, los que más se benefician del seguimiento de empleados son los equipos de personas con gran motivación y ambición.
Ayuda a darse cuenta del trabajo duro
Puede ser muy desalentador que uno trabaje más que los demás y que, sin embargo, pase desapercibido. Algunas personas trabajan más duro y eso es algo que se debe reconocer. Gracias a los datos que recoge el seguimiento de empleados, los gerentes pueden reconocer fácilmente a aquellos con mejor rendimiento y a los más aplicados.
Por ejemplo, digamos que observa que algunos de sus empleados dedican toda su jornada laboral a programas relacionados con el trabajo y otros se toman frecuentes (y largas) pausas para consultar sus redes sociales o realizar compras por Internet. Sería injusto ignorar el esfuerzo de los miembros del equipo que lo dan todo y ponerlos al mismo nivel de los que no lo hacen.
Cuando presente el seguimiento de empleados a su equipo, informe también de que tendrá en cuenta los datos a la hora de tratar ascensos y aumentos de sueldo. De este modo, sus mejores empleados estarán seguros de que su dedicación no pasará desapercibida.
Ayuda a los gerentes a darse cuenta del tiempo que llevan las cosas
Al escuchar la frase «aquí está esta pequeña tarea que debería llevarle cinco minutos», son muchas las personas que sienten que podrían explotar, literalmente. A menudo es obvio para todos, excepto para la persona que lo dice, que esa pequeña tarea probablemente llevará al menos una hora.
La realidad es que los gerentes que organizan el flujo de trabajo y asignan tareas a menudo no saben el tiempo que llevan ciertas tareas porque nunca las han realizado. Nunca las han realizado. Como resultado, los empleados suelen estar sobrecargados con plazos poco realistas, lo que conduce a la frustración y a veces incluso a una verdadera desesperación.
Supervisar a los empleados significa conocer mejor los detalles de su trabajo. Explique a su equipo que cuando se hace un seguimiento del tiempo, se ayuda a que la dirección se dé cuenta del volumen de sus tareas laborales. Como resultado, ya no habrá plazos imposibles ni expectativas irreales.
Cuando presente su software de control del trabajo de empleados al equipo, empiece recordando algún momento con el que se puedan sentir identificados: una situación que les haya hecho enfadarse o sentirse frustrados. A continuación, explique cómo el seguimiento de empleados les puede ayudar a evitar estas situaciones en el futuro.
Evita que los empleados trabajen en exceso
Como gerente, usted quiere que su equipo esté contento y descansado. Eso mejora la satisfacción laboral y la productividad. Sin embargo, el problema de los equipos medianos y grandes es que la dirección no puede controlar a cada uno de los empleados y asegurarse de que se cuidan haciendo descansos y saliendo del trabajo a una hora razonable.
Yo solía trabajar hasta 16 horas al día. Un día mi jefe vio mi informe de seguimiento del tiempo y me dijo que no debería quedarme hasta tan tarde tan a menudo. No solo porque no es saludable, sino porque también se dio cuenta de que al día siguiente era extremadamente improductivo después de un turno tan largo. Quedarme hasta tarde en la oficina no me ayudaba a hacer más cosas, sino que hacia que estuviera más cansado y fuera incapaz de concentrarme al día siguiente.
Informe a su equipo de que el seguimiento del tiempo de los empleados es una herramienta más para la dirección y para RR. HH. para que puedan hacer seguimiento del bienestar del equipo. No está prohibido permanecer un poco más en la oficina, sin embargo, no se deberá trabajar en turno doble cada dos días por el bien de los empleados.
Lo que se debe hacer y lo que no con el seguimiento de empleados
Bien, ahora entiende que la supervisión de la actividad de los empleados en el lugar de trabajo tiene sus beneficios y ha tomado la decisión de hacer seguimiento al uso de los ordenadores de los empleados. Ya ha elegido una solución que se adapta a sus necesidades y está listo para empezar a supervisar a sus empleados.
¡Pero espere un momento!
Antes de empezar, debe tener en cuenta lo que se debe y lo que no se debe hacer para que los gerentes no tengan problemas y el equipo esté contento.
SÍ a informar a su equipo
La supervisión de la actividad de los empleados sirve para aumentar la transparencia entre el equipo y la dirección. Que sus empleados sepan que están siendo supervisados es lo ético, de lo contrario, estaría practicando una política de doble rasero.
NO interfiera en la vida privada de sus empleados
No utilice nunca el control de empleados para entrometerse en su vida personal, incluso si el software recoge alguna información privada. Controlar el rendimiento de sus empleados es una cosa, pero utilizar la información para entrometerse en su vida privada es poco ético e ilegal.
ÚSELO para aumentar la motivación
Haga que sus empleados sean conscientes de su comportamiento y compárelo con el de sus compañeros. De esta forma se impulsa su automotivación, ya que nadie quiere ser el miembro del equipo con peor rendimiento.
NO amenace a su equipo
Actuar como el Gran Hermano es ineficaz a largo plazo, así que no controle la actividad de los empleados con el objetivo de intimidarlos. En otras palabras, no se enfrente a sus empleados por cualquier causa: el miedo no es el camino hacia la productividad, especialmente cuando se trata de "trabajadores del conocimiento".
SÍ a la observación del panorama general
Es importante que observe el panorama completo y solo preste atención a los casos extremos y a los patrones que se repiten. Por ejemplo, preste atención al empleado que incumple constantemente los plazos, pero no haga una escena por un retraso puntual.
NO a la microgestión
A menos que quiera bajarle la moral a su equipo y aumentar la tasa de rotación de empleados, no controle su trabajo mediante microgestión. De a sus empleados autonomía y utilice el seguimiento de empleados solo como una herramienta para ayudarles a mantenerse por el buen camino.
Las 5 mejores aplicaciones para supervisar a los empleados
DeskTime
DeskTime es un potente software automático de seguimiento de empleados que funciona en segundo plano sin interferir nunca en su trabajo. Cuenta con funciones potentes para la medición de la productividad, el seguimiento de la asistencia y la gestión eficaz del flujo de trabajo que impulsan el rendimiento, tanto de los equipos como de los empleados por separado. DeskTime también mide la productividad de los empleados basándose en el uso de las aplicaciones que el administrador del equipo designa como productivas o improductivas. No solo registrará la asistencia y el tiempo registrado por cada persona de su equipo, sino que también proporcionará un desglose con el tiempo que se dedica a cada proyecto, cliente o tarea. También permite a los gerentes realizar capturas de pantalla de los escritorios para consultar en qué están trabajando sus empleados en un momento dado y minimizar las posibilidades de que se pierda el tiempo.
Time Doctor
Time Doctor combina el seguimiento del tiempo, la supervisión de empleados y la gestión de proyectos. Se trata de una herramienta diferente que registra las páginas web y aplicaciones que utiliza cada empleado. Los gerentes recibirán un informe semanal en el que se indican las páginas web y las aplicaciones que han utilizado y el tiempo que han empleado en ellas. Por su parte, los usuarios recibirán el mismo informe con sus propias estadísticas de uso del tiempo. La aplicación incluye otras funciones de seguimiento del tiempo de los empleados, así como hojas de asistencia y nóminas en línea, gestión de proyectos y presupuestos, capturas de pantalla y niveles de actividad, integraciones y mucho más.
Workpuls
Workpuls es un excelente sustituto de los sistemas manuales para introducir horas. Este software hace un seguimiento de la asistencia y las horas en tiempo real, y genera hojas de asistencia automáticamente en función del tiempo de trabajo registrado y otros datos. Además, le proporciona información muy detallada sobre su equipo, lo que le permite hacer un seguimiento de lo que hacen los empleados durante su tiempo de trabajo. También ofrece funciones útiles como la supervisión de los empleados mediante el seguimiento de la actividad del ordenador y capturas de pantalla periódicas, una visión general de los proyectos, elaboración de presupuestos y asignación automática del tiempo.
Hubstaff
Hubstaff es una aplicación que permite realizar un seguimiento de los empleados en lo que se refiere a tiempo y productividad, y convierte los datos en prácticas hojas de asistencia. Los gerentes pueden revisar las hojas de asistencia, aprobar o solicitar especificaciones y gestionar las ausencias de los empleados. Además, Hubstaff ofrece hojas de asistencia con GPS que incluyen datos de localización de los empleados, lo que puede ser especialmente útil para las empresas que tienen equipos que trabajan de forma remota o trabajadores en varios lugares.
Toggl Track
Toggl Track es una aplicación flexible de seguimiento de empleados que puede adaptarse a cualquier flujo de trabajo. Le permite crear proyectos, registrar tareas dentro de los proyectos y configurar un temporizador fácil de usar con un solo clic para realizar seguimiento a sus horas a medida que empieza a trabajar. Cuenta con un temporizador fácil de usar que sincroniza el seguimiento en varios dispositivos en tiempo real. La aplicación elimina los proyectos no rentables, la distribución desigual del trabajo y la gestión manual, a la vez que hace un seguimiento de la productividad de su equipo y estructura enormes cantidades de datos.
