Qué es el FTE, cómo calcular el FTE y por qué necesitas hacerlo

Como propietario de un negocio o gerente de un proyecto, tarde o temprano te encontrarás con la abreviatura FTE.

¿Qué significa FTE? ¿Y por qué deberías entender un término que utilizan principalmente los especialistas en recursos humanos y los contadores?

Como comprenderás al final de este artículo, hay una serie de situaciones en las que saber qué es FTE y cómo calcularlo puede ser bastante útil.

En este artículo, en un lenguaje sencillo, explicaremos:

• ¿Qué es el FTE?
• ¿Cómo calcular el FTE?
• ¿Qué es un empleado FTE?
• ¿Cuál es el salario FTE?
• Algunas situaciones en las que debes calcular el FTE

¿Qué es el FTE? (+ cálculo FTE)

Se utiliza FTE o el equivalente a tiempo completo para convertir las horas trabajadas por varios empleados a tiempo parcial en horas trabajadas por empleados a tiempo completo.

Supongamos que tu empresa considera que una semana laboral de tiempo completo es de 40 horas. En tu equipo, tienes a Lisa que trabaja las 40 horas a la semana y tienes 3 empleados a tiempo parcial: Jack, que trabaja 20 horas a la semana; Leva, que trabaja 15, y Julia que trabaja 5.

Ahora, Lisa es una empleada a tiempo completo, por lo que tiene un 1.0 de FTE. Jack, Leva y Julia no trabajan 40 horas completas a la semana, y para calcular el equivalente de tiempo completo de las horas que trabajan, debes dividir las horas de trabajo de cada empleado por las horas de la empresa para una semana laboral de tiempo completo.

Entonces, la fórmula para el cálculo del FTE es:

FTE = horas de trabajo programadas del empleado / horas de la empresa para una semana laboral de tiempo completo

Entonces, debido a que Jack trabaja 20 horas a la semana, tiene un 20/40 o un 0,5 de FTE. Leva tiene un 15/40 o un 0,375; y Julia, tiene un 5/40 o un 0,125 de FTE.

¿Qué es un empleado equivalente a tiempo completo o un empleado FTE?

En conjunto, las horas de Jack, Leva y Julia suman 0,5 + 0,375 + 0,125 o 1 FTE. En otras palabras, los tres juntos son como una Lisa. Y aunque la empresa emplea a 4 personas, solo tiene 2,0 empleados equivalentes a tiempo completo.

En otras palabras, un empleado equivalente a tiempo completo es una combinación de los empleados a tiempo parcial de la empresa. Cada uno de tus empleados a tiempo parcial cuenta como una parte de un empleado a tiempo completo. Cuando agregas varios empleados a tiempo parcial, obtienes uno o más empleados FTE.

¿Qué es el salario FTE y cómo calcularlo?

Debido a que los empleados a tiempo parcial solo trabajan una parte de las horas de tiempo completo, también reciben una parte del salario de tiempo completo.

Por ejemplo, digamos que Lisa, que tiene un FTE de 1.0, recibe $57k al año. Jack, Leva y Julia recibirían el mismo salario si trabajaran a tiempo completo, pero debido a que no lo hacen, sus salarios son parte de este salario a tiempo completo.

Para el cálculo del salario FTE, debes usar esta fórmula:

Salario FTE = FTE x salario de tiempo completo

Por lo tanto, Jack, que trabaja 20 horas y tiene un 0,5 de FTE, gana 0,5 del salario de tiempo completo o $28,500 al año. Respectivamente, Leva gana 0,375 del salario de tiempo completo o $21 375, y Julia, 0,125 o $7 125 al año.

Ten en cuenta que FTE no se trata de carga de trabajo o productividad, se trata solo de horas. Incluso si Jack hace más trabajo a tiempo parcial que Lisa, que trabaja a tiempo completo, sigue siendo un 0,5 de FTE y recibe un 0,5 del salario de FTE.

¿Por qué deberías calcular el FTE?

Dependiendo de tu posición en la empresa, el cálculo de FTE puede ser importante por varias razones.

Cálculo del FTE para la gestión de recursos

El FTE se puede utilizar para planificar los próximos proyectos y el número total de personas que se programarán para estas tareas, tanto a tiempo completo como a tiempo parcial.

Por ejemplo, si tienes un proyecto que se estima que requerirá 60 horas de trabajo, necesitarás un 60/40 o un 1,5 de FTE para hacerlo.

Ahora, puedes optar por asignar un empleado de tiempo completo y un empleado de medio tiempo para trabajar en el proyecto durante 1 semana. También puedes asignar trabajo a 4 empleados a tiempo parcial para que hagan el mismo trabajo en una semana. O, si la fecha límite del proyecto es dentro de un mes, también podrías ir con un solo empleado que trabaje 15 horas a la semana (0.375 FTE).

Consejo: una vez sepas cuántos empleados de tiempo completo y de medio tiempo necesitas para una tarea determinada, usa la función de Programación de Turnos de DeskTime para reservar las horas de los empleados.

Cálculo del FTE para análisis financiero

Como propietario de una empresa, es posible que desees comparar el número de empleados con las ganancias, una métrica que te indica la cantidad de ganancias que genera cada uno de tus empleados en el transcurso de un período determinado.

La ganancia por empleado te ayudará a comprender la eficiencia general de tu empresa. En general, cuanto mayor sea tu beneficio por empleado, más eficiente será tu empresa.

Para calcular el beneficio por empleado de tu empresa, debes utilizar esta fórmula:

Beneficio por empleado = ingreso neto de la empresa (= beneficio) / empleados FTE

Entonces, digamos que el ingreso neto de tu empresa en 2019 fue de $2.1 millones y tuviste un 30 de FTE. Por lo tanto, la ganancia por empleado en 2019 fue de $70k al año.

En 2020, la empresa decidió despedir a algunas personas e hizo 1,8 millones de dólares con un 25 de FTE. Entonces, en 2020, la ganancia por empleado de la empresa fue de $ 72k al año, lo que indica una mayor eficiencia, a pesar de tener menos empleados.

Cálculo del FTE para leyes y beneficios laborales

Dependiendo del país en el que esté establecida tu empresa, es necesario calcular el FTE para determinar qué leyes laborales debes seguir o a qué beneficios puede optar tu empresa.

Por ejemplo, durante la pandemia de COVID-19, el gobierno de EE. UU. estableció el Programa de protección de cheques de pago que proporciona préstamos perdonables a pequeñas empresas para ayudar a cubrir hasta 24 semanas de costes de nómina, intereses sobre hipotecas, alquiler y más.

Para ser elegible para este programa, la empresa no puede tener más de 500 empleados de tiempo completo o de FTE. Por lo tanto, si tu empresa emplea a 900 empleados a tiempo parcial, aún sería elegible para el programa porque 900 empleados que trabajan a tiempo parcial equivaldrían a 450 de FTE.

Hay muchos otros programas y leyes que se aplican a las empresas con un cierto número de FTE: consulta con un contable que esté familiarizado con las leyes del país en el que opera tu empresa.

Para resumir

En algunos recursos, el FTE también se denomina WTE o equivalente a tiempo completo. Pero independientemente de cómo se llame, puede ser una unidad de medida útil para asignar mejor los recursos humanos a ciertos proyectos, comprender lo eficientes que son la empresa y sus empleados, así como saber a qué programas y leyes se atiene la empresa.