Incumplimiento del registro horario en España: ¿a qué sanciones se enfrentan las empresas?

El incumplimiento del registro horario supone un riesgo legal para las empresas que operan en España desde mayo de 2019, cuando el registro diario de la jornada laboral de cada empleado pasó a ser obligatorio. La obligación se aplica a empresas de todos los tamaños, sin excepciones. La mayoría de las empresas lo saben. Lo que pocas se plantean es si la forma en que están cumpliendo esa obligación realmente las protege.

Mantener hojas de cálculo y registros manuales requiere tiempo, depende de que los empleados introduzcan la información correctamente y a menudo produce registros en los que los propios responsables no confían del todo. La Inspección de Trabajo lleva aplicando la ley desde el primer día, y los problemas de cumplimiento no se limitan a la ausencia total de registros. Los registros incompletos, incoherentes o que no se puedan verificar también pueden dejar a las empresas expuestas a sanciones por control horario. Con la nueva legislación propuesta, las consecuencias podrían ser significativamente mayores.

Puntos clave

• El incumplimiento del registro horario en España puede conllevar multas de entre 751 € y 7.500 €, con sanciones considerablemente más elevadas en caso de infracciones muy graves.
• Los empleadores deben conservar registros completos de la jornada laboral durante cuatro años y ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo cuando sean requeridos.
• Los registros manuales o inconsistentes pueden seguir exponiendo a las empresas a sanciones, incluso si cuentan con algún sistema de registro horario.
• Las reformas propuestas podrían elevar las sanciones hasta los 10.000 € por trabajador afectado, aunque la legislación sigue en trámite.

¿Cuántas empresas han sido sancionadas por incumplimiento del registro horario?

Las actuaciones para hacer cumplir la ley comenzaron casi inmediatamente después de su entrada en vigor. En los primeros meses de aplicación, se emitieron 189 advertencias, unas 980 empresas recibieron un acta de infracción y se abrieron un total de 5.363 expedientes por incumplimiento. La sanción media fue de 1.057,76 €. Aproximadamente el 20 % de las empresas inspeccionadas fueron sancionadas, y las pequeñas empresas fueron las que más dificultades tuvieron para implantar sistemas que cumplieran la normativa.

En muchos casos, el incumplimiento del registro horario puede deberse al uso de métodos manuales fáciles de olvidar, difíciles de verificar y que consumen mucho tiempo. Los equipos de administración pueden pasar horas persiguiendo registros incompletos y corrigiendo hojas de control, y los registros resultantes pueden seguir dejando a la empresa expuesta. El seguimiento automático del tiempo reduce ese problema porque el registro se crea en el momento en que empieza el trabajo, sin que los empleados tengan que acordarse de anotarlo manualmente.

¿Cuáles son las multas actuales por incumplir el registro horario?

Las multas por incumplir el registro horario pueden ser significativas. El incumplimiento del registro de jornada está tipificado como infracción grave en la legislación laboral española. Las infracciones graves conllevan sanciones registro horario de entre 751 € y 7.500 €, divididas en tres grados:

• Grado mínimo: de 751 € a 1.500 €
• Grado medio: de 1.501 € a 3.750 €
• Grado máximo: de 3.751 € a 7.500 €

El importe exacto depende del tamaño de la empresa, del número de trabajadores afectados y de si la infracción fue intencionada. Si la Inspección de Trabajo determina que una empresa no solo incumplió la obligación de llevar el registro, sino que además manipuló o destruyó registros de forma activa, la infracción puede escalarse a muy grave, con multas de entre 7.501 € y 225.018 €.

La reincidencia también supone un riesgo importante. Cometer una segunda infracción de la misma naturaleza en un plazo de 365 días desde la primera conlleva automáticamente la imposición de una sanción de grado máximo por incumplir el registro de jornada. Una empresa que recibe un aviso y no actúa en consecuencia se encuentra, por tanto, en una posición significativamente más desfavorable la próxima vez que la visite un inspector.

Ejemplos reales de sanciones por control horario

Las sanciones por control horario pueden variar considerablemente según la naturaleza y gravedad de la infracción. Una empresa que no dispone de ningún sistema de registro de jornada puede recibir una multa de unos 3.000 €. Una empresa cuyos registros hayan sido manipulados deliberadamente para ocultar horas extra puede recibir una sanción de 5.500 € o más, dependiendo del número de trabajadores afectados.

Los registros incompletos o incoherentes — por ejemplo, cuando un equipo solo rellena algunas veces una hoja de cálculo — podrían dar lugar a multas por no tener control horario de alrededor de 1.500 €. En los casos más graves, cuando los trabajadores superan sistemáticamente los límites legales de jornada sin que exista un registro adecuado, la multa puede alcanzar el máximo actual de 7.500 €.

En todos estos casos, la empresa puede estar invirtiendo tiempo y esfuerzo en llevar registros que aun así la dejan expuesta a sanciones relacionadas con el registro de jornada. El seguimiento automático del tiempo puede producir un registro más fiable con menos carga administrativa.

Qué comprueba la Inspección de Trabajo

Cuando los inspectores visitan una empresa, comprueban tres aspectos: si existe un registro de jornada, si el sistema utilizado para registrarla es válido y si los propios registros son fiables. Cada vez resulta más difícil justificar que un registro en papel o una hoja de cálculo de Excel sean soluciones suficientes, especialmente ante la propuesta de establecer por ley la obligatoriedad del registro digital.

Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar disponibles en todo momento para los empleados, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. La ausencia de registros correspondientes a cualquier período dentro del plazo de prescripción de tres años puede dar lugar a multas por incumplir el registro horario aplicadas en varios períodos, multiplicando significativamente el coste total.

Un software de seguimiento automático del tiempo como DeskTime almacena cuatro años de registros de forma automática, permite que tanto los responsables como los empleados accedan a ellos cualquier momento y genera una registro completo por cada día trabajado sin depender de que alguien introduzca los datos manualmente. Por tanto, el uso de un software de seguimiento automático del tiempo puede ayudar a las empresas a mantener registros de jornada más completos y accesibles, reduciendo al mismo tiempo la carga administrativa.

Qué cambiaría con la nueva ley propuesta

La reforma laboral propuesta, aprobada por el Consejo de Ministros en mayo de 2025, va significativamente más allá de las normas actuales. Las sanciones por incumplimiento del registro horario previstas en las nuevas disposiciones sobre la jornada laboral y su registro podrían alcanzar los 10.000 € por trabajador afectado. Esto representa un cambio fundamental respecto a la estructura actual, en la que las multas se aplican por empresa y no por trabajador.

La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales ha quedado paralizada en el Parlamento, pero el requisito de registro horario digital y las sanciones asociadas continúan avanzando por separado en el proceso legislativo. Para las empresas, esto significa que los requisitos de control horario podrían endurecerse en cualquier caso.

Las empresas que ya utilizan un software de seguimiento automático del tiempo están en buena posición. Los registros son digitales, completos y se almacenan sin necesidad de introducir datos manualmente, lo que se alinea con la dirección de los requisitos propuestos. Si quiere saber más sobre los requisitos introducidos por la nueva ley, hemos recopilado la información clave aquí.

Qué podría significar el incumplimiento del registro horario para una empresa de servicios de 20 a 100 personas

Para una empresa de servicios en crecimiento, el incumplimiento del registro horario podría resultar considerablemente más costoso con las normas propuestas. Una empresa de 30 empleados sin un sistema de registro conforme a la normativa, por ejemplo, podría enfrentarse a multas por incumplir el registro horario de hasta 300.000 € si los 30 trabajadores se consideran afectados y se aplica la sanción máxima de 10.000 € por trabajador. Incluso con las normas actuales, las sanciones por no llevar control horario pueden alcanzar fácilmente las cinco cifras cuando el incumplimiento se prolonga durante varios años comprendidos en el plazo de prescripción.

Para una empresa de este tamaño, los registros incompletos generan un riesgo legal que puede traducirse rápidamente en una multa. El seguimiento automático del tiempo aborda dos problemas a la vez: reduce la carga administrativa del registro manual y ayuda a las empresas a mantener registros completos, verificables y disponibles cuando los solicite un inspector.

Manténgase al día con los requisitos de control horario en España

Las reformas propuestas sobre el registro horario en España siguen avanzando por el proceso legislativo, lo que significa que los requisitos finales y las sanciones por incumplimiento del registro horario podrían cambiar antes de que la legislación entre en vigor. DeskTime seguirá monitorizando los avances y actualizando nuestros recursos a medida que se confirmen los nuevos requisitos.

La información de este artículo se proporciona únicamente con fines informativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento jurídico. Para obtener orientación sobre las obligaciones específicas de su empresa o sobre posibles situaciones de incumplimiento del registro horario, consulte a un asesor jurídico cualificado.

Article written by

Ilze Elizabete Strazda