“No son las horas que se pasan en la oficina las que convierten a alguien en la persona más productiva del equipo, sino lo que consigue hacer en ese tiempo”, afirma Zelma Diana Vidina, directora general de AD VERBUM Ltd.
AD VERBUM es una de las principales empresas de traducción y localización del norte de Europa. Trabaja para cientos de clientes de todo el mundo en más de 70 idiomas de destino y cuenta con 25 personas en plantilla en Letonia y Bulgaria, además de cerca de 1300 lingüistas profesionales en todo el mundo.
El seguimiento de la productividad es todo un reto para un equipo internacional distribuido en tantos países. Para conocer cómo avanzan sus equipos en todo el mundo, AD VERBUM utiliza diversas herramientas y aplicaciones de gestión de proyectos. Zelma Diana Vidina señala que el personal de la empresa debe estar muy cualificado y ser muy ágil para manejar todas estas herramientas. Según explica:
“Actualmente, en AD VERBUM utilizamos 36 herramientas de software de traducción y localización diferentes, además del software básico, como MS Windows. Por eso, necesitamos hacer un seguimiento de todas nuestras actividades para ver en qué invertimos nuestras horas de trabajo”.
El personal de plantilla de AD VERBUM utiliza DeskTime en sus dos oficinas, en Letonia y Bulgaria. Por su parte, los lingüistas autónomos trabajan con otro TMS (sistema de gestión de traducciones) y conforme a los plazos que fija el Departamento de Gestión de Proyectos.
El seguimiento del tiempo ayuda a centrarse en las tareas más importantes
“Hace varios años vimos con claridad que necesitábamos algún tipo de solución automatizada para analizar cómo hacemos las cosas en la empresa. Sobre todo, queríamos saber qué funciona bien y qué se puede mejorar”, explica Zelma Diana Vidina. “Probamos varias soluciones, pero al final nos decidimos por DeskTime porque nos pareció más fácil de usar que otras aplicaciones similares”.
En AD VERBUM somos grandes defensores de Lean Six Sigma y DeskTime forma parte de este proceso de mejora continua. Trabajamos en un sector global muy competitivo y en constante cambio, por lo que necesitamos una visión clara de todos nuestros recursos —humanos y de otro tipo— para estar a la altura de los mejores.
“DeskTime nos ha ido mostrando en qué pasos de la gestión de proyectos y de la calidad perdemos tiempo y qué actividades repetitivas podríamos eliminar. También hemos encontrado nuevas formas de automatizar nuestros flujos de trabajo. Así, dedicamos más tiempo a lo importante, como reforzar la relación con nuestros clientes”.
Descubrimientos sorprendentes gracias al seguimiento del tiempo
“Los informes mensuales de DeskTime nos demostraron que no son las horas que se pasan en la oficina las que convierten a alguien en la persona más productiva del equipo, sino lo que consigue hacer en ese tiempo. Las personas con mejores resultados logran hacer más en menos tiempo”.
La dirección de AD VERBUM también observó que los datos de rendimiento y productividad varían entre empleados de distintas culturas:
“Igual que hay diferencias en la gastronomía, también las hay en la forma de trabajar de cada persona, según su formación y sus competencias. No hemos realizado una comparación estadística basada en estos factores. Aún así, sí los tenemos en cuenta al trabajar, por ejemplo, con lingüistas que traducen principalmente contenido de software o ensayos clínicos”.
DeskTime ayuda a detectar desequilibrios entre departamentos
“A estas alturas, toda nuestra plantilla está acostumbrada a DeskTime”, afirma la directora general de AD VERBUM. Según explica, la herramienta funciona en dos sentidos. Ayuda a cada persona a dar seguimiento a su trabajo. También permite a Recursos Humanos ver dónde hacen falta cambios cuando algunos empleados trabajan, en promedio, más que otros.
“La gestión del tiempo es fundamental en una empresa moderna y global. Sin duda, nos ayuda a trabajar de forma más eficiente y a detectar posibles desequilibrios en el tiempo de trabajo entre departamentos o entre empleados de un mismo departamento. El tiempo es una criatura bastante escurridiza, así que es estupendo contar con los datos mensuales de DeskTime para aprovechar mejor el mes siguiente”.
