Hace tres años, cuando trabajaba como desarrollador de software freelance, Vinay Krishna Gupta empezó a usar DeskTime para hacer un seguimiento del tiempo que dedicaba a los proyectos de sus distintos clientes. Un año después, cofundó Antino Labs, donde siguió usando DeskTime con su equipo.
Antino Labs es una empresa de TI que desarrolla aplicaciones web y móviles de alto rendimiento con las tecnologías más punteras. En los dos últimos años, el equipo ha crecido hasta 55 personas, la mayoría de ellas desarrolladoras.
Vinay no es solo cofundador de la empresa, sino también un CEO muy implicado en el día a día. Dedica su jornada a comunicarse con los clientes y a gestionar un equipo que trabaja tanto en la oficina como de forma remota. Cuando hace falta, también ayuda al equipo en tareas de desarrollo de software.
Más productividad y una cultura de empresa más sólida
Vinay tenía tres motivos clave para empezar a usar DeskTime con el equipo de Antino Labs.
«El primer motivo fue la productividad. Con DeskTime, podemos consultar rápidamente la productividad de cada empleado, por ejemplo, cuánto tiempo ha dedicado realmente al trabajo durante el día».
El segundo motivo para usar el seguimiento del tiempo era garantizar la «constancia». Es decir, asegurarse de que las personas trabajen un número determinado de horas al día y las dediquen a trabajo productivo.
El tercer y último motivo era crear una cultura empresarial en la que todo el mundo se responsabilice de su trabajo y respete las normas básicas de la empresa, y que haya transparencia en la gestión del flujo de trabajo.
«Cuando el equipo es pequeño, es fácil ver qué proyecto se le ha asignado a cada persona», explica Vinay. «Pero cuando el equipo crece, sin duda se necesita una herramienta como DeskTime para ver quién está trabajando en cada tarea».
Estos tres aspectos (productividad, constancia y una cultura empresarial sólida) cobraron especial importancia durante la crisis de la covid-19, cuando todo el equipo pasó a trabajar de forma remota. Al mismo tiempo, la crisis permitió a Vinay comprobar el compromiso de su equipo con la empresa.
Al trabajar desde casa, las personas trabajaban más y durante más horas. Vinay cree que, en cierto modo, fue DeskTime lo que les ayudó a crear una cultura en la que todos se esfuerzan.
En general, Vinay ha observado que, gracias al seguimiento del tiempo con DeskTime, la productividad de la empresa aumenta de forma constante.
«La primera semana después de implantar DeskTime, la productividad del equipo rondaba el 85 %. Ahora es del 95 %. Hemos ganado eficiencia en la gestión del tiempo y de los recursos humanos. Por ejemplo, si vemos que algunos proyectos no avanzan, hablamos con las personas implicadas y las motivamos para que mejoren su rendimiento».
Un seguimiento del tiempo cómodo que impulsa la motivación
Antes de elegir DeskTime, Vinay probó Time Doctor, pero le resultó difícil de manejar. «La interfaz de DeskTime es mucho más clara y fácil de entender», afirma. Señala que la facilidad de uso fue especialmente importante durante la crisis de la covid-19, cuando todo el equipo tuvo que pasar rápidamente al trabajo remoto y empezar a usar DeskTime.
«DeskTime es muy fácil de entender. Cuando lo presentamos al equipo, hicimos una demo rápida y, en tres o cuatro días, todo el mundo lo estaba usando».
Vinay cuenta que, al presentar DeskTime al equipo, destacó especialmente las funciones de Tiempo privado y Tiempo sin conexión.
La función Tiempo privado permite detener el seguimiento del tiempo en cualquier momento para atender asuntos personales durante la jornada. Además, la empresa anima al equipo a usar Tiempo sin conexión para registrar el tiempo productivo que pasan fuera del ordenador. «Esas fueron las cuestiones básicas que explicamos al equipo, porque queríamos que las personas se sintieran cómodas en el trabajo», explica Vinay.
Para motivar a todo el equipo a dar lo mejor de sí, Vinay ha empezado a pedir a cada persona que preste atención a su rol en el grupo.
«Cada persona puede ver su posición en la empresa y el número de horas trabajadas. A quien está en los últimos puestos, esto le motiva a mejorar y a esforzarse más. Al mismo tiempo, reconocemos y elogiamos con regularidad a quienes ya trabajan duro y de forma constante».
La empresa ha creado un sistema de bonificaciones para recompensar a quienes tienen un mejor rendimiento. También cuenta con un sistema para ayudar a quienes tienen dificultades para sacar adelante su trabajo.
«Organizamos una reunión individual con el responsable directo de la persona, en la que hablan para intentar entender el problema. Cuando sabemos dónde está el problema, intentamos resolverlo junto con el empleado», cuenta Vinay. Añade que, para los problemas más serios, la empresa también dispone de un sistema de mentoría y asesoramiento.
El equipo acepta DeskTime porque también se beneficia de él
Vinay comenta que, en general, el equipo está conforme con que la empresa utilice el seguimiento del tiempo. De hecho, la plantilla se ha dado cuenta de que, al final, también sale ganando.
«Algunas empresas exigen a sus empleados que permanezcan conectados durante el horario de oficina. Pero con una herramienta de seguimiento del tiempo se puede ofrecer mayor flexibilidad, ya que cada persona puede cumplir sus horas mínimas de trabajo en cualquier momento del día. Pueden trabajar de noche o de día: eso lo deciden ellos».
Cuando le preguntamos a quién recomendaría DeskTime, Vinay responde que las empresas que más se benefician del seguimiento del tiempo son las que se enfocan en aspectos como la productividad del equipo y, sobre todo, la constancia en el rendimiento.
«La constancia no se puede mantener sin una herramienta de seguimiento del tiempo, sobre todo si todo o parte del equipo trabaja de forma remota», afirma Vinay con convicción.
También cree que las herramientas de seguimiento del tiempo, como DeskTime, son necesarias para garantizar la eficiencia. Por ejemplo, ayudan a saber cuántas personas trabajan en cada proyecto y si hay algún «hueco» que cubrir.
Por último, recomendaría DeskTime a empresas de nueva creación y a empresas emergentes que quieran crear una cultura empresarial sólida e introducir normas de trabajo concretas desde el principio. La experiencia de Vinay demuestra que el seguimiento del tiempo no solo ayuda a establecer pautas de trabajo básicas, sino también a garantizar que todos las cumplan.
