HasTech es un equipo de diseñadores y desarrolladores web con experiencia. Fundada en 2015 en Bangladés, la empresa ofrece productos y paquetes para WordPress, Shopify y HTML, así como servicios de diseño y desarrollo web. Sus tres principales mercados son Estados Unidos, la India y el Reino Unido, aunque vende sus productos a clientes en más de 80 países. Desde su creación, sus más de 1000 productos y servicios han llegado a más de 150.000 clientes.
La historia de HasTech con el trabajo remoto
HasTech «conoció» DeskTime en abril de 2020, justo cuando quedó claro que la pandemia iba a durar y que el trabajo remoto podía convertirse en la «normalidad» durante mucho tiempo. Sin embargo, no era la primera vez que la empresa pasaba a trabajar de forma remota.
Aslam Hasib, director general de HasTech, cuenta que, al fundarse la empresa, el equipo trabajó de forma remota durante un tiempo y, más tarde, decidió trasladarse a una oficina. El motivo fue la falta de una solución para supervisar el trabajo remoto. A la dirección le preocupaba que el rendimiento del equipo no fuera el esperado. El director general explica que si entonces hubiera conocido las soluciones de software de seguimiento del tiempo, quizá todo habría cambiado. Como el trabajo de la empresa se basaba principalmente en proyectos, el mayor problema era el tiempo que tardaba en terminarlos.
«Normalmente, un proyecto nos lleva entre 20 y 30 días. En aquella época, algunos de mis empleados tardaban 60 días en terminar su trabajo. Perdimos muchos clientes porque los proyectos terminaban tardando el doble de lo previsto. Al final, decidimos trasladarnos a una oficina para mejorar la productividad y la eficiencia».
Con el paso a la oficina, la situación mejoró. Aun así, el equipo directivo seguía sin saber cómo el equipo utilizaba sus horas de trabajo. La dirección de HasTech intentó pasar por los puestos de trabajo con regularidad. Pero la empresa ya había crecido, y ese tipo de supervisión no resultaba eficaz ni tenía un impacto positivo en la productividad del equipo.
A HasTech le costaba cumplir con los plazos. Aunque la empresa era estable en general, tenía la sensación de que podía rendir más y, por tanto, crecer más rápido.
El encuentro entre HasTech y el seguimiento automático del tiempo
Cuando la pandemia irrumpió en 2020 y lo transformó todo, HasTech decidió volver al trabajo remoto. Por su experiencia previa, Aslam sabía que esta vez necesitaba una solución de gestión que aliviara la carga de trabajo remoto, tanto para el equipo como para la dirección. Por suerte, la encontró bastante rápido: uno de sus hermanos trabajaba en una empresa que usaba DeskTime. A Aslam le impresionaron sus precios asequibles y la variedad de funciones disponibles. La empresa estaba evaluando otras soluciones de seguimiento del tiempo, pero finalmente se decidió por DeskTime.
Desde que volvió al trabajo remoto en abril de 2020, la experiencia ha sido mucho más positiva que la primera vez, y el software de seguimiento del tiempo ha tenido mucho que ver con ello. Ha aumentado la productividad del equipo y, con ello, el número de proyectos completados y los ingresos mensuales. Además, HasTech ha calculado el ROI (retorno de la inversión) del seguimiento del tiempo con DeskTime:
«Aunque gastamos casi 300 dólares al mes en el software de seguimiento del tiempo, nos ahorra unos 2000 dólares al mes. Ahorra dinero y, al mismo tiempo, aumenta los ingresos. Así que nos beneficia de dos formas fundamentales».
Cómo detectar patrones improductivos
Hoy, el seguimiento del tiempo ya forma parte del día a día de HasTech. Según Aslam, alrededor del 98 % de su equipo está satisfecho con esta novedad. La productividad general de la empresa ha aumentado. Además, quienes trabajan en ella se sienten mucho más motivados a mantener un rendimiento excelente, aunque trabajen de forma remota.
La empresa confía en su equipo, por lo que no recurre a DeskTime para supervisarlo en exceso. Aun así, Aslam señala que las funciones de DeskTime son de gran ayuda para detectar patrones improductivos. El análisis de productividad de DeskTime permite distinguir si alguien tiene dificultades con un proyecto concreto o si le falta motivación en general. Una vez clara la causa, la empresa puede ofrecer la orientación y el apoyo necesarios.
HasTech aprovecha todas las funciones de DeskTime, pero decidió seguir usando Trello para gestionar sus proyectos. Por suerte, integrar DeskTime con Trello es muy sencillo. Una vez conectadas ambas herramientas, Trello envía los proyectos a la sección de proyectos de DeskTime, donde el equipo puede registrar su tiempo mediante el temporizador de proyectos.
HasTech considera muy útil la función de capturas de pantalla automáticas para hacer seguimiento del ritmo de trabajo. Las capturas sirven para fomentar la responsabilidad, por ejemplo, cuando alguien tiene dificultades para completar sus tareas o cuando surge cualquier otro problema. Aslam comenta que la función ayuda a mantener la calidad general del trabajo, ya que el equipo sabe que las capturas pueden realizarse en cualquier momento.
Con el trabajo remoto, el equipo de recursos humanos también aprovecha las ventajas del seguimiento del tiempo. DeskTime ofrece una amplia base de datos con todo lo necesario para calcular el tiempo total de trabajo de cada empleado, analizar su productividad y eficiencia, y mucho más. Como parte del trabajo de HasTech, que se basa en proyectos, a veces sus clientes quieren saber el tiempo exacto dedicado a un proyecto concreto. Cuando eso ocurre, DeskTime facilita la elaboración de un informe de actividad del proyecto.
Más productividad y ventas gracias al trabajo remoto
La llegada del virus y el posterior paso al trabajo remoto, sin duda, han cambiado el día a día del equipo de HasTech. Cuando le preguntamos si la pandemia había afectado al negocio, Aslam respondió que no habían perdido clientes, sino todo lo contrario: desde marzo, sus ingresos han aumentado casi un 40 %.
El director general añade que, desde que trabajan de forma remota, han observado que el equipo trabaja más horas. Aunque el horario es el habitual de 9:00 a 17:00, algunas personas acaban trabajando más. No hay una única razón clara, pero puede que falte esa sensación de «fin de la jornada» que sí existe en la oficina. Como explica Aslam, en remoto algunas personas se concentran tanto en sus tareas que alargan su jornada hasta 2 o 3 horas sin que nadie se lo pida.
Un vistazo rápido a las estadísticas y tendencias del trabajo remoto en 2020 deja claro que es más eficiente que el trabajo en la oficina tradicional. Trabajar en remoto ofrece más flexibilidad, lo que permite adaptar el horario a los momentos de mayor productividad. Sin embargo, parece que la adicción al trabajo es una tendencia frecuente en el trabajo remoto. Cuesta más desconectar desde casa, porque no hay que «salir de la oficina». Aun así, tras la experiencia global del trabajo remoto en 2020, todo apunta a que la nueva «normalidad» laboral está a la vuelta de la esquina. Una encuesta a 11.311 usuarios de DeskTime reveló que:
- Solo el 22,5 % quiere volver a la oficina.
- El 22,9 % prefiere seguir trabajando de forma remota.
- Y el 37,1 % preferiría un nuevo modelo de trabajo híbrido, que combine el trabajo remoto y el presencial.
Para las empresas que aún no lo han hecho, esta nueva «normalidad» puede ser un buen motivo para considerar implementar una solución de seguimiento del tiempo. El trabajo remoto es un territorio nuevo al que tanto empleados como empresas deben adaptarse. Contar con una herramienta que facilite la transición puede ser clave para todas las partes.
Soluciones automatizadas para el crecimiento de la empresa
El virus no ha frenado el crecimiento de HasTech: la empresa está consolidando su posición en el mercado internacional. Con cada vez más clientes, también crece la necesidad de una atención al cliente bien organizada. Para ofrecerla, algunos equipos trabajan los siete días de la semana y organizan sus horarios de modo que cada persona tenga un día libre a la semana.
HasTech también ha optado por ofrecer a sus clientes un chat de asistencia en directo, una solución que requiere una gran dedicación por parte del equipo. Sin un software de seguimiento del tiempo, sería más difícil de gestionar. Pero con todos los datos de tiempo de trabajo registrados y disponibles de un vistazo, organizar los turnos de una empresa en crecimiento resulta fácil y fluido. Como explica Aslam, HasTech todavía no utiliza la función de Programación de turnos, pero prevé empezar a usarla próximamente. Lo que sí utiliza es la opción para ajustar los días de seguimiento y el horario laboral de cada empleado. Así elige qué días se realiza el seguimiento y personaliza la jornada de cada persona.
Aslam está seguro de que HasTech seguirá usando DeskTime cuando el equipo vuelva a la oficina. La empresa aún no ha introducido incentivos para los empleados más productivos, ya que las condiciones del trabajo remoto no son iguales para todos, especialmente para quienes deben cuidar de su familia en casa. Sin embargo, el director general asegura que, cuando el equipo vuelva a la oficina, la empresa ofrecerá bonificaciones por productividad.
Desde que empezó a usar el seguimiento del tiempo, la empresa ha mantenido un rendimiento excelente y el equipo se siente motivado para dar lo mejor de sí. Aslam añade que quienes trabajan en HasTech tienen talento y dominan su trabajo. El talento, combinado con la motivación, puede ser la clave del éxito y del crecimiento de la empresa. Y en DeskTime estamos encantados de ayudar a HasTech a mantener su gran rendimiento.
