Brindar a los empleados flexibilidad sobre dónde y cuándo trabajan también significa dotarlos de herramientas para encontrar un equilibrio saludable. Esto es fundamental en Mapon, uno de los proveedores líderes en el norte de Europa de soluciones de gestión de flotas y rastreo de activos. Con más de 20 años en el mercado, más de 35 000 clientes activos y más de 400 000 vehículos que utilizan sus soluciones, la empresa se ha convertido en una operación internacional con equipos y oficinas en toda Europa.
El trabajo híbrido y los horarios flexibles forman parte de ese entorno, particularmente en Letonia, donde se encuentra gran parte del equipo de desarrollo de Mapon. DeskTime ayuda a los empleados a realizar un seguimiento de sus propias horas y hábitos de trabajo, al tiempo que ofrece a los gerentes una visibilidad útil de la capacidad y la carga de trabajo cuando lo necesitan.
En lugar de utilizar DeskTime principalmente para supervisar el rendimiento, Mapon lo ve como una forma de fomentar la auto-responsabilidad y mantener un equilibrio saludable. Los empleados tienen la libertad de organizar su trabajo, mientras que tanto ellos como sus gerentes obtienen una imagen más clara de cuándo es necesario ajustar las cargas de trabajo.
¿Cómo pueden las herramientas de seguimiento del tiempo ayudar en la planificación de la capacidad?
Elizabete, miembro del equipo de Personas de Mapon, señala que una de las formas en que Mapon utiliza DeskTime es para comprender si las cargas de trabajo de los empleados coinciden con su capacidad disponible.
No se espera que los gerentes supervisen constantemente DeskTime, y Recursos Humanos tampoco realiza un seguimiento rutinario de los datos individuales de los empleados. En su lugar, los líderes de equipo deciden cuándo la información resulta útil, y algunos optan por revisarla semanalmente.
Recientemente, DeskTime ayudó a evidenciar dos situaciones muy diferentes en Mapon.
"Uno de nuestros líderes de equipo notó que un empleado había estado trabajando menos horas de las esperadas", nos cuenta Elizabete, "mientras que otro había estado trabajando significativamente más. Ambas eran señales de que valía la pena observar más de cerca sus cargas de trabajo".
Tener esta visibilidad facilita detectar cuándo alguien puede tener margen para asumir más responsabilidades o, por el contrario, cuándo ya tiene demasiadas cosas pendientes. Esto brinda a los gerentes un motivo para comunicarse y abordar posibles desequilibrios en la carga de trabajo antes de que se conviertan en un problema mayor.
¿Es útil el software de seguimiento del tiempo para los equipos de oficina?
DeskTime es igual de útil para los equipos de oficina que para los equipos híbridos o remotos. Incluso en la oficina, donde se puede ver físicamente a las personas trabajando, puede resultar difícil saber a dónde va realmente la jornada laboral. Una tarea que parece que debería tomar una hora puede convertirse fácilmente en varias una vez que se toman en cuenta la investigación, la preparación y las revisiones.
Elizabete comparte un ejemplo de su propio trabajo:
"Podría aceptar hacer una presentación pensando: 'Claro, eso será rápido'. Pero luego miro DeskTime al final del día y me doy cuenta de que en realidad pasé tres o cuatro horas en ese archivo de presentación. No estuve trabajando en él todo el tiempo, pero seguía volviendo a él entre otras cosas, investigando y uniendo todo".
Es especialmente fácil perder la noción del tiempo en un entorno de oficina. Las reuniones, las preguntas rápidas de los compañeros, las conversaciones y el cambio entre tareas pueden fragmentar el día, dificultando el cálculo de cuánto tiempo tomó realmente una tarea. Sin embargo, tener esa visibilidad también ayuda a planificar con anticipación, señala Elizabete:
"Entonces, la próxima vez que alguien me pida que haga una presentación, tengo una idea mucho mejor de lo que estoy aceptando. Sé que probablemente no será una tarea súper rápida, por lo que puedo planificarla de manera más realista y tener más cuidado con la cantidad de otras cosas que asumo".
¿Puede el seguimiento del tiempo respaldar el trabajo flexible?
En última instancia, Mapon utiliza DeskTime menos como una herramienta para que los gerentes supervisen a sus equipos y más como una herramienta de auto-responsabilidad para los empleados. Con horarios de trabajo flexibles, las personas tienen la libertad de organizar sus días, mientras que DeskTime les ofrece una manera sencilla de realizar un seguimiento de sus propias horas de trabajo y productividad.
Y esa flexibilidad es bastante literal. Los empleados pueden comenzar su día tan tarde como a las 11:00, y en lugar de tener que trabajar exactamente las mismas horas todos los días, pueden equilibrar su tiempo de trabajo a lo largo de la semana. DeskTime hace que esto sea más fácil de gestionar, ya sea que eso signifique tomar un descanso durante el día, trabajar un poco menos un día o recuperar el tiempo en otro momento.
"Para nosotros, DeskTime ayuda a que el trabajo flexible sea más fácil de gestionar. Las personas pueden organizar sus días de una manera que les funcione, pero también pueden ver por sí mismas si mantienen un equilibrio saludable. Te ayuda a saber cuándo necesitas dedicar un poco más de tiempo, pero también cuándo ya has hecho suficiente y es hora de parar", dice Elizabete.
Esto refleja el enfoque más amplio de Mapon hacia un entorno laboral equilibrado. DeskTime se presenta durante la incorporación (onboarding) como una herramienta de productividad y auto-responsabilidad, ayudando a los empleados a disfrutar de la flexibilidad sin dejar de tener una visión clara de sus propios hábitos de trabajo. Los gerentes tienen esa visibilidad cuando la necesitan, pero para la mayoría de los empleados, DeskTime es principalmente una herramienta para mantener el rumbo por sí mismos.
Este enfoque respalda a un equipo dentro de una empresa que continúa creciendo. En 2025, los ingresos de Mapon alcanzaron los 24,2 millones de euros, lo que representa un aumento interanual del 22,8%. A medida que la compañía continúa expandiéndose, contar con herramientas que ayuden a preservar la flexibilidad, la visibilidad y el equilibrio se vuelve aún más valioso.
