Empresa: NtoN
Sector: Procesos de back office
Tamaño de la empresa: 150 empleados
Estructura de equipos: 20 equipos distribuidos por todo el mundo
Herramienta anterior: Clockify
Uso principal de DeskTime: Seguimiento automático de la actividad e informes operativos
Tiempo usando DeskTime: Un año
NtoN es una empresa australiana de procesos de back office con unos 150 empleados repartidos en 20 equipos por todo el mundo. La compañía ofrece externalización integral de procesos de negocio y actualmente gestiona más de 280 funciones empresariales para empresas que ven cómo las tareas repetitivas absorben sus recursos.
Como empresa que ayuda a otros negocios a gestionar mejor su tiempo y sus recursos, NtoN siempre ha dado una importancia esencial a la eficiencia y la productividad de su propio equipo. Además, coordinar 20 equipos repartidos por el mundo exige algo más que saber cuándo empieza y termina la jornada de cada persona. La empresa también necesita saber qué herramientas utiliza la plantilla, si se siguen los procesos establecidos y dónde pueden estar fallando los flujos de trabajo.
Antes de DeskTime, NtoN usaba Clockify, pero su dependencia de los datos introducidos por los propios empleados ya no se ajustaba a las necesidades de la empresa. En busca de datos más uniformes y menos trabajo manual, NtoN se pasó al seguimiento automático del tiempo de DeskTime.
Sin embargo, sustituir una herramienta de seguimiento del tiempo por otra es solo una parte de la historia. NtoN tenía que implantar una nueva herramienta entre 150 personas sin minar su confianza. Así es como lo consiguió.
Por qué NtoN cambió Clockify por DeskTime
Ha pasado un año desde que NtoN decidió sustituir Clockify por DeskTime. Para quienes no conozcan las distintas herramientas de seguimiento del tiempo del mercado, Clockify es una aplicación de partes de horas manuales conocida por su sencillez. Puede ser una gran opción para equipos pequeños, pero las empresas con muchos empleados, sobre todo si están repartidos por el mundo, y con necesidades de seguimiento cada vez mayores pueden necesitar una solución más completa.
Ese era el caso de NtoN. La empresa necesitaba visibilidad sobre las herramientas y el software que usaba la plantilla, una función que Clockify no ofrecía. Además, Clockify dependía de que cada usuario introdujera su tiempo manualmente, mientras que DeskTime registra la actividad directamente desde el ordenador del empleado. Para NtoN, esta diferencia era importante. Con la plantilla repartida en equipos de todo el mundo, depender de que todos registraran su actividad de forma constante generaba lagunas en los datos. El seguimiento automático de DeskTime dio a la empresa una visión más estandarizada de cómo se realizaba el trabajo.
«DeskTime tenía las funciones que se ajustaban a las necesidades de nuestro negocio. A diferencia de Clockify, que depende de que los usuarios introduzcan su tiempo, DeskTime registra automáticamente la actividad en los ordenadores de los empleados», afirma Pete Wicklein, responsable en NtoN.
Cómo implantar DeskTime entre 150 empleados de todo el mundo
Para que la plantilla acepte una nueva herramienta de trabajo, son fundamentales una implantación transparente y un propósito bien explicado, algo que se aplica especialmente a las herramientas de seguimiento del tiempo. En NtoN, la implantación de DeskTime entre 150 empleados de 20 equipos globales fue fluida gracias a una comunicación abierta desde el primer momento.
«Presentamos DeskTime como una fuente de información objetiva, no como un sistema para observar en secreto a los empleados», explica Pete.
NtoN presentó la herramienta mediante correos electrónicos y presentaciones para el personal en los que explicaba qué hace DeskTime, por qué la empresa lo necesitaba y cómo iba a utilizar los datos. Esta transparencia ayudó a la plantilla a entender el motivo del cambio.
«La respuesta fue sorprendentemente positiva. La mayoría de los empleados agradecieron la oportunidad de demostrar lo mucho que trabajaban y se sentían orgullosos de que los datos lo reflejaran», afirma Pete.
Para el equipo de NtoN, DeskTime ofreció una forma de dar más visibilidad a su contribución. Al mismo tiempo, los responsables obtuvieron una visión más coherente y objetiva de los patrones de trabajo de los distintos equipos, lo que les ayuda a identificar tendencias y a mantener conversaciones mejor fundamentadas cuando es necesario.
Cómo usa NtoN los datos de DeskTime para mejorar sus procesos y apoyar a su equipo
Para NtoN, DeskTime es mucho más que una forma de registrar las horas de trabajo. Sus datos ayudan a la empresa a saber si los equipos usan el software aprobado y siguen los flujos de trabajo establecidos, o si están buscando formas de sortearlos.
Cuando alguien recurre una y otra vez a atajos o soluciones improvisadas, suele ser señal de problemas de fondo: procesos poco ágiles, software deficiente, instrucciones confusas o falta de formación. Detectar estos patrones permite a los responsables intervenir pronto y resolver los verdaderos problemas de carga de trabajo o de rendimiento.
Cuando le preguntamos por la función de DeskTime favorita de la empresa, Pete destaca la posibilidad de exportar los datos para usarlos en otras herramientas: «Nos resulta muy práctico usar los datos en Microsoft Power BI para crear distintos informes».
Además de usar los informes con fines empresariales, NtoN ha descubierto que los datos de DeskTime le ayudan a encontrar formas de apoyar el rendimiento de su equipo. Aunque los datos de seguimiento del tiempo no explican necesariamente por qué han cambiado los patrones de trabajo de una persona, sí pueden revelar una señal que conviene abordar en una conversación.
«Enfrentarse a los datos de rendimiento puede ser difícil para los empleados, pero la mayoría los utiliza de forma constructiva para resolver sus problemas en el trabajo. En una ocasión, unos datos de trabajo poco habituales nos ayudaron a darnos cuenta de que una persona del equipo estaba pasando por dificultades personales. Lo que al principio parecía un problema de rendimiento se convirtió en una oportunidad para entender la situación en su conjunto y ayudarla a encontrar apoyo», explica Pete.
Qué ha aprendido NtoN tras un año con DeskTime
Un año después de cambiar Clockify por DeskTime, la experiencia de NtoN muestra cómo el seguimiento automático puede transformar la operativa de un equipo distribuido por todo el mundo. Dejar atrás los registros manuales eliminó una fricción diaria para la plantilla y, al mismo tiempo, dio a la dirección una visibilidad mucho más clara de cómo se trabaja realmente.
Pero el verdadero valor del cambio va mucho más allá del seguimiento del tiempo. Los datos automáticos dan a NtoN la claridad operativa que necesita para evaluar la adopción del software, descubrir cuellos de botella ocultos en los procesos y mucho más. Igual de importante: ofrecen una base constructiva para las conversaciones entre responsables y empleados, con contexto cuando surgen problemas de rendimiento o cuando alguien del equipo necesita apoyo adicional.
La implantación de NtoN desmonta el mito de que las herramientas de seguimiento generan desconfianza. Basado en la transparencia, su enfoque permitió a la plantilla usar los datos de actividad para demostrar su impacto real.
En definitiva, el éxito de cualquier herramienta operativa depende más del propósito que de la tecnología. Pete, de NtoN, lo resume así:
«Utilice un software de seguimiento del tiempo si sus necesidades realmente lo requieren. Necesita objetivos claros desde el principio y un plan sobre cómo va a aplicar la herramienta. Una necesidad empresarial sólida hará que el producto se siga usando y justificará la inversión».
