On The Map Marketing es una agencia de marketing digital con más de 50 empleados en Miami, Los Ángeles y Riga (Letonia). Kaspars Milbergs es el CTO de la empresa y también dirige la oficina de Riga.
«Hace unos años, tuve la oportunidad de abrir la oficina de On The Map Marketing en Riga. Hoy, mis principales tareas son asegurarme de que todas las soluciones técnicas funcionen sin problemas, crear nuevas herramientas para nuestros clientes y gestionar el equipo de 17 personas que trabaja aquí», nos cuenta.
La empresa empezó a usar un software de seguimiento del tiempo cuando abrió la oficina en Riga. Según Kaspars, lo primero que quería era saber cuánto tiempo dedicaba él mismo a las distintas tareas. Después, lo necesitaba para gestionar a su equipo remoto.
El equipo lleva medio año usando DeskTime. «Durante dos años usamos TimeCamp, pero el software se volvió demasiado complicado y empezamos a notar muchos errores. La versión web era cada vez más difícil de usar: se bloqueaba constantemente. Así que empezamos a buscar una alternativa y, en enero de 2019, nos pasamos a DeskTime», explica Kaspars.
El equipo de On The Map Marketing utiliza DeskTime para el seguimiento de la productividad. Así, tiene una visión detallada de cuántas horas ha dedicado cada empleado a los proyectos y puede planificar el trabajo con mayor eficacia. Además, utiliza los datos registrados para calcular las bonificaciones salariales.
«Cada mes, otorgamos una bonificación al empleado más productivo», explica. A final de mes, la empresa comparte los informes de productividad con todo el equipo, para que cada persona pueda ver cómo le ha ido en comparación con el resto. Según Kaspars, esto genera una competencia sana entre los empleados, y la empresa también sale ganando.
DeskTime también les da visibilidad sobre el trabajo de su equipo remoto. «Nuestros empleados pueden tener días de trabajo remoto, pero queremos asegurarnos de que realmente estén trabajando en sus tareas».
Todo el equipo debe trabajar un mínimo de 35 horas semanales, aunque la jornada laboral estándar es de 40 horas. Aun así, los mejores desarrolladores registran más de 60 horas semanales en DeskTime.
«¿Ha descubierto algo sorprendente en los datos de DeskTime?», le preguntamos a Kaspars. Su respuesta: «Por supuesto».
«Hemos visto que algunos empleados pasan muchas horas en la oficina, pero, sorprendentemente, su productividad es menor que la del resto del equipo».
«Y al revés: algunas de las personas con mejor rendimiento pasan menos tiempo en la oficina. También nos sorprendió descubrir que uno de nuestros expertos en SEO, que trabaja en remoto desde Chipre y, de vez en cuando, desde nuestra oficina de Riga, es quien más horas trabaja de todos».
Las observaciones de Kaspars confirman dos tendencias ya conocidas:
Las personas que suelen trabajar más horas, tanto dentro como fuera de la oficina, tienden a tener un nivel de productividad más bajo que quienes se ciñen a la jornada laboral habitual de 40 horas.
Por otro lado, quienes trabajan de forma remota suelen tener un horario más flexible y pueden terminar trabajando más horas. Esto se debe a que pueden elegir dónde y cuándo trabajar, es decir, en los momentos en que se sienten más productivos. Y cuando están concentrados, el tiempo vuela.
Por último, cuando le preguntamos a quién recomendaría el software de seguimiento del tiempo, Kaspars responde:
«A propietarios de empresas y responsables que quieran reunir en un solo lugar datos de seguimiento accesibles y entender la productividad general de la empresa y el rendimiento del equipo en los distintos proyectos de clientes a lo largo de la jornada».
«También recomendaría DeskTime a empresas con empleados en remoto o con días de trabajo desde casa. El seguimiento del tiempo permite a quienes trabajan en remoto tener la certeza de que su trabajo, su esfuerzo y su dedicación no pasarán desapercibidos».
Para terminar, Kaspars añade que el seguimiento del tiempo es una herramienta excelente para motivar al equipo y fomentar una competencia sana entre los compañeros. Además, ayuda a cada persona a entender qué tan productiva es y a qué dedica su tiempo. Así puede tomar la decisión consciente de mejorar su forma de trabajar, si lo necesita.
