Le presentamos a Paperlust, una empresa australiana de papelería en la que artistas locales crean diseños personalizados que se imprimen en papel de alta calidad. Se fundó en 2014 con el objetivo de apoyar a artistas locales. También quería acercar productos de papel personalizados a quienes aprecian el buen diseño: invitaciones de boda, de cumpleaños, de graduación y mucho más.
Hoy, Paperlust es una empresa exitosa que comercializa sus diseños en todo el mundo. En 2017, Westpac la eligió como una de sus Businesses of Tomorrow, un galardón que «reconoce y apoya a grandes empresas australianas de hoy con una visión clara del mañana».
Detrás de toda empresa exitosa hay un equipo apasionado por lo que hace. El equipo de Paperlust está formado por 45 personas repartidas en 9 departamentos, y todas usan DeskTime.
Arief Widyananda, director técnico de Paperlust, cuenta cómo surgió la idea de usar un software de seguimiento del tiempo en la empresa:
«Queríamos una herramienta automática que permitiera a todo el mundo registrar su entrada y salida de la oficina sin tener que introducir datos manualmente».
«Además, nos interesaba ver cuánto tiempo dedican nuestros equipos a proyectos, aplicaciones y sitios web concretos, para que puedan encontrar el equilibrio entre ser productivos y creativos».
Así que hace 2 años Paperlust empezó a usar DeskTime y nunca ha mirado atrás.
«DeskTime nos permite registrar la entrada fácilmente y hacer seguimiento del tiempo en cualquier momento y lugar, algo muy útil si la empresa tiene una política de trabajo remoto, como es nuestro caso».
«Además, cuando trabajamos con clientes externos, podemos crearles fácilmente un acceso para que vean lo transparente y eficiente que es nuestro trabajo».
Cuando le preguntamos qué funciones de DeskTime prefiere el equipo de Paperlust, Arief responde que la de informes, que permite crear informes detallados con muy poco esfuerzo.
Arief también ha observado que DeskTime ayuda a muchos departamentos de la empresa. «Desde el punto de vista de la gestión de proyectos, podemos ver cuánto tiempo llevan nuestros equipos trabajando en tareas concretas. Eso nos permite decidir cómo asignar el tiempo y el presupuesto en el siguiente proyecto, y calcular cuántos recursos se necesitan para funciones similares. Los responsables directos pueden ver si las horas extra de sus equipos son productivas o no. Desde el punto de vista de recursos humanos, podemos hacer un seguimiento de las ausencias, los retrasos y las horas extra directamente desde la función de informes. Toda esta información se envía a nuestro departamento de nóminas», explica Arief.
Implementar DeskTime en el equipo de Paperlust fue un proceso fácil y fluido.
«En la empresa, todo el mundo considera DeskTime una app genial que nos muestra cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto o tarea».
¿Y lo mejor? «Funciona automáticamente en segundo plano en el ordenador, así que solo hay que iniciar sesión y olvidarse», añade Arief.
Pero ¿ayuda DeskTime a Paperlust a alcanzar sus objetivos de negocio? ¡Por supuesto!
«Cuando trabajamos con nuestros clientes, fijamos un plazo para desarrollar cada función que nos piden, y DeskTime facilita mucho este proceso. Nos ayuda a ver cuánto tiempo lleva desarrollar la función y cuántas personas se necesitan para la tarea, lo que nos permite trabajar de forma más eficiente», cuenta Arief.
Cuando le preguntamos si hubo sorpresas o conclusiones llamativas tras implantar DeskTime en sus oficinas, Arief responde que sí. Los responsables de la empresa se sorprendieron al ver cuánto tiempo pasaba el equipo de las sedes regionales en las herramientas de comunicación. Además, les resultó muy útil y revelador ver cuánto tiempo dedican realmente los desarrolladores a los entornos de desarrollo (IDE) para crear funciones para Paperlust.
¿Y las dificultades al usar DeskTime? Arief cuenta que a su equipo le resultó fácil de usar, con muchas funciones útiles (sobre todo los informes) que ayudan a mejorar el trabajo de la empresa. Lo que más tiempo llevó fue decidir qué sitios web y aplicaciones son productivos y cuáles no. Pero mereció la pena: Arief considera que los datos que obtienen ahora con DeskTime son de gran ayuda.
Por último, cuando le preguntamos si recomendaría DeskTime a otras empresas, Arief responde que sí, porque «es genial tener información detallada sobre cuánto tiempo dedicamos, tanto individualmente como en equipo, a tareas o proyectos». Así podemos optimizar nuestro trabajo […] y ofrecer otros servicios a nuestros clientes sin preocupaciones».
