Conozca a Riseup Labs, una empresa de tecnologías de la información y la comunicación con sede en Bangladés y con más de una década de experiencia creando soluciones tecnológicas de todo tipo (sitios web, aplicaciones, videojuegos y mucho más). Fundada en 2009, Riseup Labs cuenta hoy con un equipo de unas 80 personas, entre las que se incluyen ingenieros de software, expertos en marketing digital, diseñadores y otros perfiles. El equipo está repartido en 11 departamentos y, dado que la empresa ofrece una amplia gama de servicios, la jornada de cada persona puede ser muy distinta a la de sus compañeros.
Adaptarse a los cambios que trajo la pandemia
¿Cómo se consigue que todo el equipo esté alineado con los proyectos y mantenga la productividad a lo largo de la semana? Esta pregunta se volvió especialmente urgente para Riseup Labs cuando comenzó la pandemia de COVID-19. Como tantas otras empresas en todo el mundo, el equipo de Riseup Labs tuvo que pasar de forma repentina al trabajo remoto. Un cambio tan inesperado trajo consigo muchos ajustes y pronto quedó claro que la productividad de los empleados había bajado al empezar a trabajar desde casa.
Khondaker Zahin Fuad, responsable de marketing digital en Riseup Labs, explica que, en cuanto los responsables se dieron cuenta de que necesitaban identificar la causa de la caída de la productividad, decidieron que un software de seguimiento del tiempo podía ser la solución. A la hora de elegir la herramienta adecuada para su equipo, Riseup Labs se apoyó en una recomendación personal. La necesidad de entender qué estaba pasando con el equipo era urgente, así que no había tiempo para una investigación exhaustiva. En su lugar, se basaron en el boca a boca: un amigo del CEO de la empresa ya había usado DeskTime en su propia compañía y lo recomendó como una herramienta capaz de dar resultados.
Así, en abril de 2021, Riseup Labs empezó a usar DeskTime para comprobar si podía ayudar a revertir la tendencia negativa en la productividad. Al preguntarle cómo se presentó DeskTime al equipo y cuáles fueron las reacciones, Khondaker cuenta que, aunque la introducción fue bastante repentina, todos entendieron rápidamente que la herramienta podía aportar beneficios tanto a los responsables como a los empleados, y que solo hacía falta un poco de experiencia práctica con ella.
«Después de usar el software, el equipo vio en DeskTime una oportunidad para hacer un seguimiento de su propia productividad, lo que ayudó a optimizar los flujos de trabajo e identificar puntos de mejora, como el uso de aplicaciones improductivas», comenta Khondaker.
Impulsar la productividad y la eficacia del equipo
Para una empresa que valora la precisión y la fiabilidad y que ofrece esas mismas cualidades a sus clientes a través de sus productos y servicios, era importante encontrar una herramienta de seguimiento del tiempo que reforzara aun más estos valores. DeskTime resultó ser la elección adecuada: la aplicación ha ayudado a mejorar la productividad y la eficacia del equipo.
«Cuando decidimos utilizar un software de gestión del tiempo, pudimos asegurarnos de que cada empleado empezara su jornada a la hora establecida y aprovechara bien su tiempo». Con DeskTime, hemos visto que la productividad media ha aumentado un 50 %». — Khondaker Zahin Fuad, responsable de marketing digital en Riseup Labs
Al preguntarle qué funciones de DeskTime le han resultado más útiles a Riseup Labs, Khondaker menciona, en primer lugar, la barra de productividad. Como la caída de la productividad del equipo fue uno de los factores que impulsaron a Riseup Labs a empezar a usar un seguimiento del tiempo, a la empresa le interesaba especialmente ver cómo DeskTime podía mejorar este aspecto. Y los resultados llegaron rápido. Khondaker explica: «DeskTime nos ha permitido conocer los patrones de trabajo de nuestro equipo, algo que usamos para mejorar nuestros flujos de trabajo reduciendo el tiempo de inactividad o el uso de aplicaciones improductivas».
Esto, por supuesto, va de la mano de la sección de informes: los responsables descargan y revisan informes detallados que les permiten profundizar en el funcionamiento de su equipo. Pero para Khondaker, el panel de control sigue siendo el lugar donde ocurre la magia.
«Lo que más me gusta es el panel de control, bonito e informativo, que muestra todos los datos clave de mi equipo: el porcentaje de productividad, quién ha llegado tarde, quién está ausente, quién necesita un empujón y quién es el más productivo».
Más allá del seguimiento de la productividad
Una vez resuelta la cuestión de la productividad, Riseup Labs descubrió que DeskTime ofrece otras herramientas útiles para mejorar el flujo de trabajo de la empresa. Como la compañía presta distintos servicios y suele trabajar en varios proyectos a la vez, la función de seguimiento de proyectos de DeskTime resultó ser una incorporación muy bien recibida en su día a día. «La función de Proyectos nos permite dividir nuestro tiempo entre tareas con facilidad, lo que favorece la multitarea y garantiza que cada tarea se aborde de la forma más eficiente posible», comenta Khondaker.
Otra función que Riseup Labs ha aprovechado es el horario de turnos. Según Khondaker, esta función «ha hecho que programar turnos sea un proceso sencillo, lo que elimina cualquier confusión entre equipos». Si todo el mundo sabe exactamente qué tiene que hacer y cuándo, la productividad puede mejorar aún más.
Al preguntarle si Riseup Labs recomendaría DeskTime a otras empresas tras su experiencia con el software, Khondaker responde que, sin duda, lo haría. Según su experiencia, el uso de DeskTime aporta resultados tangibles y observables: el equipo trabaja de forma más inteligente y obtiene mejores resultados. Ahora, los empleados dedican menos tiempo a actividades improductivas, se concentran más en sus tareas y, como resultado, la empresa no pierde tiempo en cuestiones poco importantes.
«DeskTime nos ha ayudado a aprovechar mejor las horas de oficina y ahora tenemos un porcentaje muy alto (superior al 90 %) de empleados que llegan puntuales al trabajo y aprovechan su tiempo de forma alineada con nuestras necesidades».
