“Siempre ha sido importante para mí saber dónde están mis empleados y cómo les va”, afirma Toms Panders, cofundador y CEO de Setupad.
Setupad es una empresa de marketing y publicidad con sede en Europa. Su equipo de 6 personas está repartido entre dos sedes en dos países distintos, lo que, según Toms, complica muchas de las tareas diarias de gestión del equipo.
“Con dos oficinas en países distintos, es físicamente imposible estar en los dos sitios a la vez. En cuanto abrimos la segunda sede, la gestión del equipo se convirtió en un reto y empecé a sentir que perdía la visión de lo que pasaba en la empresa”.
Fue entonces cuando Toms decidió buscar un software de seguimiento del tiempo y gestión de empleados.
Cómo elegir el software de seguimiento del tiempo adecuado
“Como responsable, quería saber si mis empleados estaban trabajando y si se centraban en las tareas adecuadas. Pero ¿cómo hacerlo cuando uno está en otra oficina, a cientos de kilómetros de su equipo?”
Por supuesto, podría haber preguntado a mis empleados cada día: “Oye, ¿estás trabajando hoy? ¿Estás en la oficina? ¡Pero eso habría sido de lo más molesto! No quería que mi equipo se sintiera inseguro ni que diera la impresión de ser controlador”.
“Decidí utilizar un software de seguimiento del tiempo que me permitiera comprobar de forma discreta cómo iba el equipo y si mis empleados estaban trabajando durante el horario de oficina”.
Antes de elegir DeskTime, Toms probó otros programas de seguimiento del tiempo. Al final, se decidió por DeskTime por varios motivos:
“Probé personalmente varios programas de seguimiento del tiempo para entender cómo funcionaba cada uno y qué datos recopilaba. Buscaba un software que registrara la hora de llegada y de salida de los empleados, así como el tiempo de uso del ordenador. Tras investigar un poco, decidí quedarme con DeskTime. Tenía todas las funciones que buscaba, como el seguimiento de URL y aplicaciones, los informes, etc. Con DeskTime podía ver lo productivos que eran mis empleados y cuánto tiempo dedicaban a aplicaciones relacionadas con su trabajo, algo que muchos otros programas de seguimiento del tiempo no ofrecían”.
Al mismo tiempo, para Toms era importante que su equipo no percibiera DeskTime como una aplicación tipo “Gran Hermano”. Así que, entre todos, encontraron una solución que dejó satisfechas a ambas partes:
“Nunca pretendí revisar con lupa cada actividad en línea de mis empleados. De hecho, nunca he prohibido usar aplicaciones consideradas improductivas, como Facebook, Twitter, Amazon, etc.”
“Simplemente acordamos que cuando alguien quiera consultar sus redes sociales o mirar tiendas en línea, lo haga desde el móvil. Es decir, en Setupad usamos el ordenador para trabajar y el móvil para el ocio”.
El seguimiento del tiempo ayuda a generar confianza
Según Toms, el seguimiento del tiempo es especialmente útil cuando alguien nuevo se incorpora a la empresa. Le permite seguir más de cerca cómo le va a la persona recién llegada y comprobar si muestra ganas y determinación para completar las tareas asignadas. Así, DeskTime le ayuda a saber si esa persona encajará con la cultura de esfuerzo de la startup.
“En cierto modo, DeskTime ayuda a generar confianza. Si veo que la nueva incorporación es productiva, no se marcha antes de hora sin avisar y trabaja en lo que hemos acordado, puedo estar tranquilo: he contratado a la persona adecuada. Además, DeskTime permite comparar empleados. Así puedo ver cómo rinden las nuevas incorporaciones frente al resto del equipo y hacerme una idea más clara de cómo les va. Me ayuda a saber si la persona está dando resultados o si le está costando y quizá necesite algo más de formación”.
DeskTime es para equipos motivados
Setupad lleva dos años usando DeskTime y, desde su implementación, la productividad del equipo nunca ha bajado del 80 %. No hace falta decir que Toms está satisfecho con el resultado.
Al preguntarle si recomendaría DeskTime, responde:
“Lo recomendaría a empresas que no solo buscan un seguimiento básico de la actividad de sus empleados, sino también un análisis más detallado de su rendimiento. Y lo más importante: no basta con recopilar datos, también hay que analizarlos y trabajar con el equipo para mejorar los resultados”.
