La productividad puede ser difícil de valorar desde fuera, sobre todo cuando gran parte del trabajo se hace delante de una pantalla. Una semana intensa puede parecer productiva en el momento, pero las jornadas largas de forma constante, los descansos que no se hacen y la falta de tiempo para recargar pilas pueden contar una historia muy distinta.
Desde hace más de 15 años, Vendon desarrolla tecnología innovadora para el sector del vending y del café. Hoy, esta empresa letona da servicio a operadores de más de 110 países con soluciones avanzadas de telemetría y pago, y se enorgullece de formar parte del Grupo Azkoyen, de alcance internacional.
Esa misma visión a largo plazo define cómo entiende Vendon la productividad dentro de la empresa. Hablamos con Zane, responsable de Recursos Humanos en Vendon, sobre cómo DeskTime ayuda a su equipo a reflexionar sobre su forma de trabajar —desde las horas que dedican hasta los descansos que hacen— y a crear rutinas sostenibles en el tiempo.
¿Cómo ayudan las herramientas de seguimiento del tiempo a prevenir el agotamiento laboral?
En Vendon ha habido casos de personas del equipo que empezaron a mostrar señales de agotamiento. En esas situaciones, los datos de DeskTime dieron a la persona y a su responsable algo concreto que analizar juntos: desde la carga de trabajo general y las horas trabajadas hasta la frecuencia con la que se apartaba del ordenador.
La idea no es que el seguimiento del tiempo pueda diagnosticar el agotamiento. Más bien, ciertos patrones, como encadenar jornadas largas o hacer muy pocos descansos, pueden abrir una conversación sobre si hace falta cambiar algo.
«DeskTime ayuda a nuestro equipo a organizar sus jornadas de forma que favorezca la eficacia a largo plazo. No esperamos que nadie haga en una semana el trabajo de un mes y acabe agotándose. Aquí es donde unas rutinas de trabajo saludables y una buena higiene laboral tienen un papel importante», afirma Zane.
Para Vendon, esta distinción es importante. Una semana muy productiva no significa gran cosa si la forma de conseguirla no es sostenible mes tras mes.
¿Puede el software de seguimiento del tiempo ayudar a cumplir la normativa laboral?
Los descansos regulares no sirven solo para recuperar energía. Vendon también utiliza DeskTime para respaldar su enfoque sobre los requisitos legales de tiempo de trabajo y las prácticas saludables para quienes pasan largos periodos delante de una pantalla.
«También nos ayuda a asegurarnos de que cumplimos los requisitos laborales sobre descansos y tiempos de reposo. Podemos ver si el equipo hace su pausa para comer, si se aparta de la pantalla con regularidad y si sigue las recomendaciones para trabajar muchas horas delante de un ordenador. Animamos a todo el mundo a usar el Recordatorio de los descansos de DeskTime para ello», explica Zane.
Así, el seguimiento del tiempo se convierte en algo que cada persona puede usar de forma activa. Los recordatorios de descanso animan a apartarse de la pantalla con regularidad, y los propios datos ayudan a detectar patrones como saltarse a menudo la pausa para comer o pasar demasiado tiempo seguido sin descansar.
¿Cómo mejoran las soluciones de seguimiento del tiempo las evaluaciones del desempeño?
Vendon no valora la productividad a partir de un solo día o una sola semana. Cada seis meses, la empresa anima a su equipo a reflexionar sobre su forma de trabajar a largo plazo dentro de las conversaciones sobre desempeño y desarrollo profesional. Estas conversaciones incluyen un apartado específico sobre la gestión del tiempo, que ayuda a valorar con qué eficacia cada persona aprovecha su tiempo y sus recursos, manteniendo a la vez un ritmo de trabajo sostenible y productivo.
Los datos de DeskTime aportan algo concreto en lo que basar esa reflexión. Al mismo tiempo, Vendon tiene en cuenta la naturaleza de cada puesto. Quien trabaja en ventas puede pasar gran parte del día lejos del ordenador, y el trabajo creativo no siempre se refleja con precisión en la actividad registrada, así que Vendon no trata las cifras como una puntuación rígida de rendimiento.
Este mismo enfoque ayuda a Vendon a adaptarse a distintas circunstancias fuera del trabajo. Quienes compaginan el trabajo con los estudios, por ejemplo, pueden revisar su tiempo de trabajo semanal junto a sus horas de estudio para comprobar si la carga total es asumible. Y quienes tienen hijos pueden organizar el trabajo en torno a sus responsabilidades familiares sin perder de vista sus horas.
Los responsables de Vendon pueden acceder a los datos de DeskTime de sus equipos, pero eso no significa que los estén revisando constantemente. Los informes resultan más útiles para analizar patrones a lo largo de un periodo más largo o para examinar con más detalle algo que parezca inusual. Así, la atención se centra en los patrones de trabajo a largo plazo y no en días sueltos.
«No consultamos DeskTime todos los días, ni siquiera todas las semanas. Para nosotros, su verdadero valor está en ver la imagen completa a lo largo del tiempo, en lugar de fijarnos demasiado en un día concreto», afirma Zane.
