Cómo escribir un correo de solicitud de pago (+ plantillas incluidas)

Aiva Strelca 3.08.2022
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Asking for payment

Un correo electrónico de solicitud de pago puede parecer una carga para muchas personas. Es complicado sonar cortés Y persuasivo a la vez, y es posible que tengas miedo de parecer grosero.

Entendemos tu situación.

Normalmente recibirías un pago por un trabajo realizado según un acuerdo. Sin embargo, si la fecha de vencimiento del pago ha llegado pero el dinero no, es posible que te veas obligada a enviar un correo electrónico de solicitud de pago. Entonces, ¿cómo pedir el pago de buenas maneras? ¿Y cómo escribir una carta de solicitud de pago efectiva? ¡Lee este artículo para saber más!

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Correos de solicitud de pago: ¿por qué nos cuesta escribirlos?

Mujer escribiendo un correo electrónico de solicitud de pago

A nadie le gusta enviar correos electrónicos de solicitud de pago.

Pero tampoco a nadie le gustan los pagos atrasados; especialmente a los autónomos y las pequeñas empresas, ya que es menos probable que tengan una red de seguridad financiera.

Aunque entendemos que recibir dinero que alguien nos debe es normal, ¿por qué nos cuesta tanto escribir cartas de recordatorio de pago? La psicología tiene algunas buenas razones:

  • Trae a colación algunas inseguridades humanas básicas

Pedir dinero puede ser problemático debido a la misma razón por la que a algunas personas les resulta difícil pedir ayuda: estamos programados para hacer las cosas por nuestra cuenta y nos sentimos incómodos al ceder el control de las situaciones a otra persona.

  • Puede generar dudas sobre tu competencia profesional 

Hay una línea muy fina entre tener dudas sobre si has entregado tu mejor trabajo y sentir constantemente que no eres lo suficientemente buena, incluso cuando tu trabajo es objetivamente bueno.

Así pues, para aquellos que luchan con el síndrome del impostor (una desconfianza profunda e interminable sobre tu competencia profesional), escribir un correo electrónico de solicitud de pago es especialmente inquietante, ya que puede llevarlos a sentirse como un fraude, incluso si no es cierto.

  • Tenemos miedo de que las cartas de solicitud de pago nos hagan parecer groseros 

Otro aspecto de la naturaleza humana es la necesidad de gustar. En el pasado (piensa en la prehistoria), ser querido por los demás equivalía a ser alimentado y protegido. Por lo tanto, es natural sentirse incómodo al comunicar cosas que pueden causar que otras personas reaccionen negativamente. Y las cartas de recordatorio de pago pueden ser uno de esos casos.

Estos motivos pueden o no ser la razón por la que tengas dificultades para escribir correos electrónicos de solicitud de pago. También podría ser que simplemente no hayas escrito uno anteriormente y te gustaría aprender cómo hacerlo mejor. De todos modos, ¡vamos a sumergirnos en consejos sobre cómo solicitar pagos de forma cortés!

¿Cómo solicitar un correo de solicitud de pago de forma cortés?

Mujer escribiendo una carta de solicitud de pago en el ordenador portátil

Aunque no hay reglas estrictas que deban obedecerse al escribir una carta de solicitud de pago, hay varias cosas a tener en cuenta para asegurarte de que tu correo electrónico sea educado y cortés.

Escribe un título del correo de solicitud de pago que no suene amenazante

El título de un email es lo primero que lee un receptor de correo electrónico. Por lo tanto, te conviene que sea directo e informativo. Y cuando se trata de cartas de recordatorio de pago, es bueno que la línea del asunto también sea cortés.

Incluye frases como “recordatorio amistoso”, “actualización de la factura n.º X/actualización del pago”, “factura n.º X vencida” o algo por el estilo para seguir siendo profesional y mostrar una razón clara para enviar el correo electrónico.

Evita el lenguaje emocional o ser pasivo-agresivo

Es comprensible que no recibir un pago a tiempo cause frustración. Cuando un pago está atrasado por un tiempo más prolongado, la frustración puede convertirse en un amplio espectro de ira que susurra en tu oído para enviar un correo electrónico de solicitud de pago emocional a tu deudor.

Es mejor no hacer eso.

Cíñete a un lenguaje profesional en todo momento: no solo ayuda a mantener una relación decente con tu cliente, sino que también demuestra que eres un verdadero profesional.

Adjunta una copia de la factura y agrega los detalles necesarios para realizar el pago

Aquellos que no pagan las facturas a tiempo no siempre son malas personas: los correos electrónicos se pierden, caen en el spam y los archivos adjuntos pasan desapercibidos.

Al escribir un correo electrónico de solicitud de pago, asegúrate de haber proporcionado toda la información necesaria para que tu cliente realice el pago. Adjunta siempre una copia de la factura para que no tengan que buscarla en su bandeja de entrada (lo que reduce las posibilidades de recibir su pago al instante). Además, incluye la información de tu cuenta bancaria o proveedor de pago en el cuerpo del correo electrónico o en tu factura.

Hacer que el proceso de pago sea lo más conveniente posible para los clientes es lo mejor para tus intereses. De esa forma, no tendrán una excusa para retrasarse en el pago debido a dificultades organizativas.

Recuerda las condiciones de pago a tus clientes

Al escribir un correo electrónico de solicitud de pago educado, es una buena práctica incluir los términos de pago y recordarle a tu cliente cuando vence la factura para una mayor claridad.

También puedes adjuntar el contrato acordado al correo como recordatorio adicional para el cliente.

Escribe un correo que sea breve

Ser breve y directo es una regla general de etiqueta en los correos electrónicos y también se aplica a las cartas de recordatorio de pago. A pesar de que puedas sentir todos los sentimientos sobre ese pago faltante, es mejor que te los guardes para ti.

En su lugar, cíñete a unos pocos párrafos y adjunta una copia de tu factura.

Cómo escribir un correo de solicitud de pago (+ plantillas incluidas)

Hombre utilizando un ordenador portátil

La forma de escribir un correo de solicitud de pago depende en gran medida de cuándo la envías. Sin embargo, mantenerlo cortés y agregar la información necesaria para que tu cliente realice el pago siempre es esencial.

Aquí tienes algunas opciones de correo electrónico de solicitud de pago que puedes usar:

Correo de solicitud de pago para enviar con la factura inicial

Tienes la factura terminada y estás a punto de enviársela al cliente. ¿Qué debes escribir en el correo electrónico?

Asunto: Factura [#número] vencimiento [fecha]

Hola [nombre del receptor/a],

Ha sido un placer trabajar con usted. Le envío la factura [#número] por [nombre del servicio o producto], que vence el [fecha]. La tiene adjunta a este correo electrónico.

  • Si la factura no contiene tu información de pago, agrégala por correo electrónico:

Aquí tiene mi información de pago:

[Tus detalles de pago]

  • Si tu información de pago está incluida en la factura:

Mi información de pago se puede encontrar en la factura. 

No dude en contactar conmigo por cualquier duda o pregunta.

Atentamente,

[Tu nombre]

Correo de solicitud de pago para enviar cuando el pago se retrasa entre unos días y una semana

Has enviado la factura al cliente, y la fecha de vencimiento ha pasado pero aún no has recibido el pago. Sin embargo, solo ha pasado una semana; lo que no es bueno, pero tampoco es terrible.

Aquí tienes una plantilla de correo electrónico de solicitud de pago que puedes usar en esas situaciones:

Asunto: Recordatorio de pago de la factura [#number] vencida

Hola [nombre del receptor/a],

Espero que esté bien. Solo recordarle que la factura [#número] que le envié el [fecha en que enviaste inicialmente la factura] ya está vencida.

Tiene una copia de la factura adjunta a este correo electrónico.

Tu información de pago: [detalles aquí]

O

Mis detalles de pago se pueden encontrar en la factura.

No dude en ponerse en contacto conmigo si hay un problema con el pago o si tiene alguna pregunta.

Atentamente,

[Tu nombre]

Correo de solicitud de pago para enviar cuando hayan pasado dos semanas después de la fecha de vencimiento

Es natural que cuando un pago se retrasa más de una semana comiences a sentirte frustrada. No es agradable estar persiguiendo el dinero que alguien te debe. Pero cuando envíes otro correo electrónico de solicitud de pago, hazlo profesional y directo.

Además, es una buena idea preguntar sobre el estado del pago y cuándo puedes recibirlo, especialmente si el dinero se te transfiere desde otro país. En tales casos, puede ser que el cliente haya realizado el pago de acuerdo a su fecha de vencimiento pero que el dinero tarde un tiempo en llegar a tu cuenta.

Aquí tienes una plantilla de correo electrónico que puedes usar:

Asunto: Factura [#número] para [nombre del servicio/producto] con dos semanas de retraso

Hola [nombre],

Le escribo para recordarle que la factura [#número] venció hace dos semanas y aún no he recibido el pago. ¿Puede actualizarme sobre su estado y darme una fecha aproximada de su recepción?

He adjuntado una copia de la factura a este correo electrónico para su comodidad.

Mi información de pago: [detalles aquí]

O

Mis detalles de pago se pueden encontrar en la factura.

No dude en ponerse en contacto conmigo para cualquier pregunta.

Atentamente,

[Tu nombre]

Correo de solicitud de pago para enviar cuando el pago tiene un mes de retraso

Hombre pensando frente a una computadora

Cuando ha pasado un mes o más desde que venció el pago, es una buena idea recordarle al cliente el acuerdo entre vosotros dos. Adjunta tu contrato al correo electrónico de solicitud de pago o informa al cliente sobre los cargos por pago atrasado si corresponde en ese caso. Si tienes una colaboración en curso con el cliente, puedes pausar temporalmente el trabajo hasta que se realice el pago del trabajo anterior.

Está bien ser más exigente, porque ya has enviado algunos correos de solicitud de pago al cliente con anterioridad. Se cortés, pero mantente firme. Aquí tienes una plantilla que puedes usar:

Asunto: Factura [#número]: el pago ahora tiene un mes de retraso

Hola [nombre],

La factura [número] para [nombre del servicio o producto] vencía el [fecha]; por lo tanto, el pago ahora tiene un mes de retraso. Adjunté la factura a este correo electrónico para su comodidad. Si necesita algo más de mi parte para iniciar el pago, hágamelo saber.

También he adjuntado nuestro acuerdo por escrito a este correo electrónico. Tenga en cuenta que se puede aplicar un cargo por pago atrasado a las facturas que tengan más de [X] días de retraso en la fecha de vencimiento, de acuerdo con los términos del acuerdo.

No dude en ponerse en contacto conmigo si hay un problema con el pago. Si no lo hay, por favor, realice el pago según lo acordado.

Atentamente,

[Tu nombre]

Bonus: si tus correos de solicitud de pago siguen siendo ignorados

Mujer hablando por un teléfono móvil

Si has enviado un x-ésimo correo de solicitud de pago que se ha ignorado una vez más, este puede ser el momento de hacer una llamada telefónica: una conversación directa con el deudor es lo mejor que puedes hacer en tal situación.

Antes de hacer la llamada, enumera los puntos que debes mencionar para asegurarte de que tu conversación esté estructurada y sea lo más educada posible. Trata de no lanzar acusaciones ni usar lenguaje o expresiones pasivo-agresivas. Además, asegúrate de averiguar si los detalles técnicos para realizar el pago se han proporcionado correctamente, como la dirección de correo electrónico, el número de cuenta bancaria, etc.

Si no tienes respuesta a tu llamada, envía un mensaje de texto al cliente explicando por qué lo estás contactando y pídele que te devuelva la llamada.

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