“Hemos comprobado que nuestra gente se enorgullece mucho de poder demostrar una alta productividad. Algunos equipos incluso han organizado pequeñas competiciones internas basadas en las estadísticas”, afirma Przemek Koszka, director de Tecnología de Diversity Travel.
Diversity Travel es una empresa de gestión de viajes que ofrece atención 24/7, tecnología de viajes exclusiva y tarifas especializadas para el sector académico, el tercer sector y el sector público.
Diversity cuenta con un equipo en crecimiento de profesionales de los viajes que ofrecen asesoramiento experto desde sus oficinas en Europa, Norteamérica y Australasia.
Mejora de procesos en distintos departamentos
Diversity Travel utiliza DeskTime de forma distinta en cada uno de sus 8 departamentos, que suman 148 empleados en total. “La variedad de usos es uno de los principales motivos por los que invertimos en DeskTime. Nos ayuda a mantener nuestra posición como una de las principales empresas globales especializadas en gestión de viajes”, explica Przemek.
Algunos departamentos usan DeskTime para registrar la jornada, otros para hacer un seguimiento de la actividad y otros se centran en la productividad. Los departamentos de Operaciones y de TI son buenos ejemplos de usos muy distintos de DeskTime, pero igual de eficaces.
Por ejemplo, el equipo de Operaciones utiliza DeskTime para hacer un seguimiento de la actividad y mejorarla:
- Seguimiento de la puntualidad
- Seguimiento de la actividad de los equipos remotos
- Uso de las aplicaciones principales
El departamento de TI, en cambio, se centra en la productividad: por ejemplo, en qué aplicaciones pasa más tiempo el equipo de desarrollo. Después, los equipos pueden analizar juntos cómo mejorar sus patrones de trabajo. Por ejemplo:
- Abrir y leer PDF con frecuencia puede indicar que los equipos o algunas personas necesitan formación adicional.
- Dedicar mucho tiempo al correo electrónico sugiere que los proyectos no se gestionan con otras herramientas, etc.
“Los datos de DeskTime nos ayudan a entender y mejorar nuestros procesos. Al final, eso beneficia a nuestros equipos y a nuestros clientes, y nos ayuda a mantener una tasa de retención de clientes del 98 %”.
DeskTime saca lo mejor de cada persona del equipo
Antes de implantar DeskTime, la empresa mantuvo numerosas conversaciones con los responsables de departamento y de equipo y con la plantilla para presentarles la idea y la herramienta.
Przemek Koszka señala: “Nos centramos en las ventajas que DeskTime ofrece a las personas y a los equipos, como la transparencia y la posibilidad de mejorar el trabajo individual. Después de estas sesiones, la mayoría de nuestra gente entendió lo que queríamos conseguir y participó con gusto, demostrando su calidad y eficiencia de una forma nueva”.
“DeskTime nos ha ayudado a sacar lo mejor de nuestra plantilla y, de nuevo, son nuestros clientes quienes más se benefician de ello, algo que siempre está entre nuestras prioridades”.
DeskTime ayuda a tener una visión completa
Como empresa global de gestión de viajes que trabaja en sectores muy diversos, Diversity Travel mide la productividad de muchas formas, no solo con el seguimiento del tiempo y de las aplicaciones productivas. Aun así, DeskTime ayuda a la empresa a completar la visión de conjunto y le aporta información sobre sus patrones y formas de trabajo.
Przemek explica: “Los responsables de departamento y de equipo se fijan en los aspectos de DeskTime que son relevantes para ellos y para sus equipos, y analizan los informes desde la propia herramienta”.
“También utilizamos la API de DeskTime para incorporar información general a nuestros informes operativos y del consejo de administración, de modo que la empresa esté siempre al tanto de todo”.
El director de Tecnología revela cuál es la mayor ventaja de usar DeskTime en Diversity Travel: poder analizar datos concretos sobre la aplicación de back office de la empresa. Según explica: “La percepción general era que solo usábamos esa aplicación ‘un momento’ en cada transacción con clientes. Resultó que pasábamos más del 30 % de nuestro tiempo en ella. Gracias a ese dato, revisamos el proceso y aumentamos notablemente la eficiencia mejorando la velocidad de la aplicación”.
Uno de los cuatro valores fundamentales de Diversity Travel dice: “Siempre buscamos mejorar nuestros productos, nuestros servicios y a nosotros mismos”. Y no cabe duda de que DeskTime ha ayudado a la empresa a conseguirlo.
