Elegir las palabras adecuadas puede marcar toda la diferencia y nadie lo sabe mejor que Skrivanek.
Skrivanek, una agencia de soluciones lingüísticas impulsada por la tecnología, lleva unos 30 años en el negocio, ofreciendo servicios de traducción y localización en más de 80 idiomas. Durante esas tres décadas, ha pasado de ser una pequeña oficina en Praga a convertirse en un líder global en la industria lingüística, con un equipo de 300 empleados y sucursales en más de 10 países.
Con esa magnitud, para Skrivanek es fundamental que los empleados mantengan los más altos estándares de desempeño, al mismo tiempo que tengan la libertad de trabajar cuando y donde se sientan más productivos. Pero surge la pregunta inevitable: ¿cómo permitir que tus empleados trabajen desde cualquier lugar sin comprometer la productividad?
La respuesta: DeskTime.
¿Cómo decidió Skrivanek usar DeskTime?
Mientras la mayoría de las empresas empezaron a pensar en la productividad y el seguimiento del tiempo después de la pandemia, Skrivanek se adelantó al juego.
¿Cuánto tiempo hace que Skrivanek introdujo DeskTime?
“Llevamos tanto tiempo con él que ya es difícil recordarlo”, dice Arturs, gerente de desarrollo de negocios de la compañía. “Empezamos a usar DeskTime mucho antes de la pandemia. Supongo que hace más de cinco años.”
Según Arturs, la empresa tenía tres razones principales para implementar el registro de tiempo:
● Dar más flexibilidad a los empleados y permitirles trabajar desde casa. Una app de seguimiento de tiempo les permitiría trabajar desde cualquier lugar en el que se sintieran cómodos.
● Ofrecer una red de seguridad para los gerentes, que así podían supervisar los hábitos de trabajo de todos. Los gerentes podían asegurarse de que los empleados empezaran sus turnos (algo especialmente importante en atención al cliente) a la hora acordada y detectar si alguien estaba sobrecargado o relajándose demasiado.
● Era fundamental para Skrivanek que DeskTime funcionara como una herramienta de autoevaluación, no como un instrumento disciplinario. Los empleados podían ver sus propios hábitos de productividad y entender qué tareas les tomaban más tiempo.
Arturs también señala que hubo beneficios adicionales para algunas oficinas europeas. En muchos países, como Polonia o Eslovenia, las leyes laborales exigen que los empleadores registren las horas de trabajo de sus empleados.
Antes de DeskTime, los empleados de las oficinas de Skrivanek en Polonia debían firmar hojas de tiempo manualmente, lo que consumía mucho tiempo y atención. Con DeskTime, la empresa automatizó este proceso, ahorrando tiempo tanto a los gerentes como a los empleados.
Introduciendo DeskTime al equipo
Arturs es honesto: no todos los empleados estaban convencidos al principio.
“La gente siempre se resiste a medidas que perciben como una amenaza a su privacidad. Inicialmente, los empleados pensaban que [DeskTime] sería una herramienta de castigo”, comenta.
Sin embargo, Skrivanek dedicó tiempo y cuidado a explicar DeskTime al equipo y establecer límites claros sobre cómo se usaría. La comunicación interna y las reuniones se centraron en aclarar los beneficios para los empleados y reconocer posibles inquietudes.
Al principio, algunos temían que DeskTime restringiera su libertad, pero Skrivanek enfatizó lo contrario: DeskTime les daba más autonomía para trabajar desde casa sin sentirse microgestionados ni tener que lidiar con métodos manuales de control de tiempo.
Arturs resalta que Skrivanek adoptó un enfoque flexible hacia el seguimiento del tiempo. DeskTime no se usa para castigar, sino como una herramienta para que los empleados reflexionen y aprendan sobre cómo emplean su jornada laboral. Lo importante es que tanto la empresa como los empleados estén alineados.
“Tenemos empleados que regularmente trabajan menos horas de las asignadas”, dice Arturs, “pero hacen su trabajo con tal nivel de calidad que la dirección no lo considera un problema.”
Al mismo tiempo, cuando un empleado se queja de estar sobrecargado, DeskTime permite a Skrivanek tomar decisiones basadas en datos, no en suposiciones.
“Podemos revisar los datos para ver qué tareas consumen más tiempo o detectar posibles fugas de productividad. Luego, nos sentamos con el empleado, le ayudamos a priorizar tareas y reducir pérdidas de tiempo”, explica Arturs.
Conclusiones clave
Arturs comenta que, en el mercado laboral pospandemia, los empleados se adaptan con mucha más facilidad al concepto de control del tiempo.
“No hemos recibido quejas de los nuevos integrantes. Pero todo depende de cómo se comunique: hay que ser transparente y claro desde la entrevista sobre que esta aplicación de seguimiento es parte de la cultura de la empresa.”
La experiencia de Skrivanek demuestra que la honestidad y la comunicación son esenciales para implementar con éxito el monitoreo de productividad en un equipo. Como empleador, es crucial ser abierto sobre el propósito del software y dar tiempo a los empleados para adaptarse.
Además, Skrivanek no vio DeskTime como una herramienta de micromanagement, sino como una oportunidad para ofrecer más libertad a los empleados, permitiéndoles trabajar desde cualquier lugar sin interrupciones innecesarias.
