“No utilizamos el seguimiento del tiempo para controlar a nuestro equipo. Al contrario: es una herramienta que fomenta la responsabilidad personal y la transparencia en la facturación”, afirman Krista Krumina y Julia Gifford, cofundadoras de TrueSix.
TrueSix es una agencia de marketing de contenidos estratégico y publicidad con sede en Letonia, en el norte de Europa. La empresa nació cuando sus cofundadoras, Krista Krumina y Julia Gifford, decidieron dejar de trabajar por su cuenta y unir fuerzas, combinando su conocimiento y experiencia en creación de contenidos y relaciones públicas internacionales.
Hoy, el equipo ha duplicado su tamaño, tiene su sede en un espacio de coworking en pleno centro de Riga, la capital de Letonia, y lleva dos años utilizando DeskTime para hacer un seguimiento del tiempo y los gastos, además de para aumentar la productividad.
“Usamos DeskTime para el seguimiento del tiempo desde el primer día, incluso cuando solo éramos nosotras dos trabajando en el piso de Julia”, cuenta Krista. “Descubrimos que es una forma estupenda de saber cuántas horas hemos dedicado a cada tarea. Además, el seguimiento del tiempo con DeskTime nos ayuda muchísimo a emitir facturas precisas a nuestros clientes”.
Facturas transparentes y sin remordimientos
Una de las funciones que Krista y Julia más valoran es que el seguimiento del tiempo con DeskTime es 100 % automático y no requiere introducir nada manualmente.
“Otra función útil es el seguimiento de los títulos de documentos, que permite saber en qué tareas está trabajando el equipo y cuántas horas se han dedicado a cada una”, explica Krista.
“Como redactoras, pasamos mucho tiempo en Google Docs. En lugar de mostrar solo el tiempo total en ese programa, DeskTime registra el título de cada documento y el tiempo dedicado a cada uno por separado”.
Julia coincide en que DeskTime mejora mucho la transparencia en la facturación. Una cosa es saber cuántas horas ha llevado esa landing page especialmente complicada y otra que lo sepa el cliente, que quiere pruebas. “Así que, en cierto modo, DeskTime nos permite justificar las horas facturables y, al final, ganar más sin sentirnos culpables”, añade Julia en tono de broma.
Recuperar el control de la propia agenda
“En nuestro equipo, el seguimiento del tiempo no se ve como un medio para controlar a los empleados”, afirma Krista. Julia está de acuerdo: “Incluso cuando el equipo trabaja en remoto, no usamos la aplicación de seguimiento del tiempo para estar pendientes de quién hace qué. Eso sí, DeskTime permite saber si un compañero está conectado o lejos del ordenador. Así, si algo es urgente, está claro que es mejor llamar que escribir por Slack”.
Por lo demás, DeskTime es más bien una herramienta que fomenta la responsabilidad personal y permite ver la propia agenda de forma más realista.
“Uno puede pensar que se ha pasado horas y horas dejándose la piel delante del ordenador. Pero, al revisar el resumen del día, empieza a ver pequeñas pausas aquí y allá. Ve que esa mañana llegó tarde a la oficina o que hizo alguna pausa para mirar las redes sociales.
“Y, al final, se da cuenta de que podría hacer más si planificara mejor el día”.
En cierto modo, DeskTime funciona como una palmadita digital en la espalda. Krista explica: “Cuando uno ha trabajado muchísimo y ha tachado todas las tareas de su lista, revisar el resumen del día en el panel de control de DeskTime es muy satisfactorio. Ver todas esas horas de productividad sin interrupciones confirma todo lo que podemos hacer en un día”.
El seguimiento del tiempo puede ser divertido
Krista reconoce que DeskTime tiene una imagen positiva en el equipo. “Nadie se ha quejado nunca ni se ha resistido a usar DeskTime. Además, funciona en segundo plano y no molesta en ningún momento del día. Es más, el seguimiento del tiempo puede resultar hasta divertido y sirve para analizar la propia productividad”.
“Por ejemplo, yo soy más de tarde que de mañana: soy bastante más productiva a partir de las 15:00”, cuenta.
Gracias al seguimiento del tiempo con DeskTime, Krista se dio cuenta de que está bien organizar la jornada según el propio ritmo interno, porque no todo el mundo rinde mejor por la mañana. Al final, respetar el ritmo natural de cada persona ayuda a mantener la productividad, algo que también beneficia a la empresa.
En definitiva, las cofundadoras de TrueSix coinciden en que el seguimiento del tiempo es un factor clave para mejorar el rendimiento de una empresa.
“Para quien trabaje por cuenta propia, escriba, tenga un blog o simplemente facture por horas, DeskTime es la herramienta de seguimiento del tiempo adecuada”, concluye Julia.
