Cuando hablamos del registro de tiempo, a menudo lo hacemos desde la perspectiva de los equipos: cómo los gerentes pueden asegurarse de que sus empleados se mantengan productivos y enfocados en sus tareas. Pero el registro de tiempo no es solo para equipos; también puede aportar muchos beneficios si lo usas únicamente para ti mismo como freelancer o autónomo. Esto es precisamente lo que ha demostrado el consultor contable Brian F. Tankersley, quien utiliza DeskTime para mantenerse responsable, establecer prioridades correctas y garantizar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Brian es un experto certificado en contabilidad y tecnología que asesora a empresas sobre todos los aspectos de la implementación de tecnología contable en sus lugares de trabajo. Cuando eres tu propio jefe, como Brian, eres completamente responsable de tu tiempo y prioridades. Por eso, necesitas encontrar una manera de mantenerte responsable sobre cómo organizas y utilizas tus horas de trabajo.
Teniendo en cuenta estas necesidades, así fue exactamente como Brian empezó a usar DeskTime hace unos siete años. Inicialmente utilizaba otro rastreador de tiempo, pero esa herramienta cambió su funcionalidad. Brian comenzó a buscar una solución alternativa que se ajustara a sus requisitos y encontró DeskTime en un sitio de reseñas. Lo probó, y desde entonces no ha vuelto atrás.
Ve dónde se va tu tiempo
DeskTime ayuda a Brian a organizar su trabajo de varias maneras. Principalmente, le permite ver exactamente en qué se va su tiempo durante la jornada laboral. Al rastrear sus actividades, Brian puede revisar los datos y entender cuánto tiempo dedicó a un proyecto en particular, lo que le facilita la facturación y la estimación para proyectos similares en el futuro.
Desde un punto de vista más amplio, llevar un control de cuánto tiempo ha trabajado en ciertos proyectos y de sus ganancias también le indica cuánto ingreso debería generar en el futuro. Con una comprensión más precisa de los plazos de un proyecto y de cuánto debería cobrar, Brian puede asegurarse de que su negocio siga creciendo y prosperando.
“DeskTime me mantiene enfocado en mis objetivos: sé cuánto tiempo necesito dedicar a las cosas y cuánto debo facturar para mantenerme a flote.” — Brian F. Tankersley
Los datos automáticos de seguimiento también ayudan a Brian a estar seguro de que ha establecido las prioridades correctas y se enfoca en lo que realmente importa. Él destaca que “el éxito real proviene de hacer cosas importantes, pero no urgentes. DeskTime ayuda a mantener el enfoque en ese tipo de tareas.”
Trabajo vs. productividad
No se trata solo de cuántas horas pasas frente a la pantalla; también importa la calidad de ese tiempo y cuán productivo has sido. El análisis de productividad de DeskTime ayuda a Brian a ver si el trabajo realizado fue tan valioso como él pensaba.
“Cuando reviso las estadísticas de productividad en mi panel de DeskTime, puedo medir qué tan concentrado he estado — si realmente estoy logrando cosas.”
Brian subraya la importancia de evitar perder tiempo. “Soy más efectivo cuando debo rendir cuentas sobre mi tiempo. El tiempo perdido no vuelve”, afirma. “Puedes pensar que estuviste muy concentrado, pero cuando miras los datos, resulta que no fue así.”
Al preguntarle cómo define la productividad, Brian señala que distingue entre trabajo y productividad: las horas de trabajo por sí solas no equivalen necesariamente a ser productivo. Para él, “la productividad consiste en crear tanto valor como pueda para mi organización y quienes dependen de mí, en la menor cantidad de tiempo posible.”
“DeskTime y sus datos de productividad me ayudan a corregirme antes de invertir cuatro horas en un proyecto que en realidad era de 15 minutos.”
Además, si notas que pasas demasiado tiempo en tareas innecesarias o evitas ciertos trabajos, podría significar que tus prioridades no están bien definidas. Los datos de productividad pueden ayudarte a reajustarlas o cambiar tu forma de trabajar para aprovechar al máximo tu día y tu tiempo.
Y cuando necesita facturar por horas, DeskTime ayuda a Brian a registrar todo el tiempo invertido en un proyecto y cobrar a sus clientes con precisión.
Establecer límites entre trabajo y vida personal
DeskTime también ayuda a Brian a mantener un equilibrio saludable entre trabajo y vida. Cuando eres responsable de tu propio negocio, es muy fácil caer en la trampa de trabajar demasiado: estás solo, y si no haces las cosas tú, nadie más lo hará.
Pero también es importante dejar tiempo suficiente para la familia y los amigos. Todos hemos sido culpables de revisar correos laborales o mensajes de Slack durante las vacaciones. Al revisar las estadísticas de DeskTime, puedes ver si te estás excediendo. Como dice Brian: “Los datos de DeskTime pueden indicar que necesito alejarme del portátil. En mi trabajo, nada es una emergencia de vida o muerte.”
“Al mantener las cosas en perspectiva y rastrear tu tiempo, puedes ser realista sobre la importancia de lo que haces.”
En última instancia, aunque DeskTime ayuda a Brian a ver con detalle en qué ha estado trabajando en cada momento, para él todo se resume en la visión global. La herramienta le permite detectar patrones en su trabajo y tendencias de productividad, lo que le ayuda a mejorar aún más la calidad y efectividad de su trabajo.
La automatización es clave
Como dice Brian: “He estado librando una guerra contra las hojas de tiempos durante más de 30 años.” El registro manual del tiempo puede ser tedioso y, paradójicamente, consumir demasiado tiempo, así que si puedes automatizar algo, hazlo.
“Debes dejar que la automatización trabaje para ti. Prueba cosas nuevas y mira si pueden ayudarte. Si no lo haces, te vuelves un poco más obsoleto cada día.”
Brian también ha encontrado formas creativas de usar DeskTime. Aunque suele ser una función pensada para gerentes de equipo, él también ha activado las capturas de pantalla automáticas. Esto le permite recordar lo que estaba haciendo en un momento específico. Por ejemplo, si estaba dando una presentación, las capturas tomadas regularmente le muestran hasta qué punto había llegado en cada momento y si el tiempo estaba bien calculado. Así puede mejorar la presentación para la próxima vez.
Al final, Brian resume todos los beneficios del registro de tiempo en una sola frase:
“DeskTime me ayuda a ser un mejor administrador de mi propio tiempo.”
